九種科學(xué)的培訓(xùn)需求分析方法

 培訓(xùn)需求分析是培訓(xùn)活動(dòng)全流程的首要環(huán)節(jié)，是制定培訓(xùn)計(jì)劃、設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案、培訓(xùn)活動(dòng)實(shí)施和培訓(xùn)效果評(píng)估的基礎(chǔ)。因此，正確的培訓(xùn)需求分析十分重要，如果這一步忽略了或出了差錯(cuò)，隨后進(jìn)行的所有的工作都可能是錯(cuò)誤的，至少效果會(huì)大打折扣。因此，培訓(xùn)需求分析是培訓(xùn)經(jīng)理的第一基本功。鑒于培訓(xùn)需要分析十分重要，我將用七篇文章（“張?jiān)娦耪勂髽I(yè)學(xué)習(xí)”系列文章的第17-23篇）來(lái)專(zhuān)門(mén)討論相關(guān)問(wèn)題，希望這對(duì)培訓(xùn)經(jīng)理們的工作效能的提高有所幫助或啟示。
    大多數(shù)培訓(xùn)經(jīng)理都能基本理解進(jìn)行培訓(xùn)需求分析的作用和意義：可以了解到企業(yè)真實(shí)客觀的培訓(xùn)需求；可以使企業(yè)有限的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)用在最需要的地方；可以體現(xiàn)培訓(xùn)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)高度，贏得合作與尊重；可以有效地激發(fā)學(xué)習(xí)者的學(xué)習(xí)興趣，保證培訓(xùn)效果……
    因而，培訓(xùn)經(jīng)理們無(wú)論是在制定年度培訓(xùn)計(jì)劃之前，還是在制定一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的計(jì)劃之前，乃至在執(zhí)行一次單一培訓(xùn)課程之前，都會(huì)進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，或者是由培訓(xùn)經(jīng)理們自己進(jìn)行分析，或者是要求參與服務(wù)/競(jìng)爭(zhēng)的培訓(xùn)公司/培訓(xùn)師進(jìn)行分析。總之，這已經(jīng)是培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)程中的“標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作”了。
    可以用來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)需求分析的方法有許多種，在這里我主要介紹9種可供選擇使用的培訓(xùn)需求分析方法：訪談法、問(wèn)卷調(diào)查法、觀察法、關(guān)鍵事件法、績(jī)效分析法、經(jīng)驗(yàn)判斷法、頭腦風(fēng)暴法、專(zhuān)項(xiàng)測(cè)評(píng)法和勝任能力分析法。
    1.訪談法
    這是一種大家都了解的方法，就是通過(guò)與被訪談人進(jìn)行面對(duì)面的交談來(lái)獲取培訓(xùn)需求信息。應(yīng)用過(guò)程中，可以與企業(yè)管理層面談，以了解組織對(duì)人員的期望；也可以與有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人面談，以便從專(zhuān)業(yè)和工作角度分析培訓(xùn)需求。一般來(lái)講，在訪談之前，要求先確定到底需要何種信息，然后準(zhǔn)備訪談提綱。訪談中提出的問(wèn)題可以是封閉性的，也可以是開(kāi)放性的。封閉式的訪談結(jié)果比較容易分析，但開(kāi)放式的訪談常常能發(fā)現(xiàn)意外的更能說(shuō)明問(wèn)題的事實(shí)。訪談可以是結(jié)構(gòu)式的，即以標(biāo)準(zhǔn)的模式向所有被訪者提出同樣的問(wèn)題；也可以是非結(jié)構(gòu)式的，即針對(duì)不同對(duì)象提出不同的開(kāi)放式問(wèn)題。一般情況下是把兩種方式結(jié)合起來(lái)使用，并以結(jié)構(gòu)式訪談為主，非結(jié)構(gòu)式訪談為輔。
    采用訪談法了解培訓(xùn)需求，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
    （1）確定訪談的目標(biāo)，明確“什么信息是最有價(jià)值的、必須了解到的”。
    （2）準(zhǔn)備完備的訪談提綱。這對(duì)于啟發(fā)、引導(dǎo)被訪談人討論相關(guān)問(wèn)題、防止訪談中心轉(zhuǎn)移是十分重要的。
    （3）建立融洽的、相互信任的訪談氣氛。在訪談中，訪談人員需要首先取得被訪談人的信任，以避免產(chǎn)生敵意或抵制情緒。這對(duì)于保證收集到的信息具有正確性與準(zhǔn)確性非常重要。
    另外，訪談法還可以與下述問(wèn)卷調(diào)查法結(jié)合起來(lái)使用，通過(guò)訪談來(lái)補(bǔ)充或核實(shí)調(diào)查問(wèn)卷的內(nèi)容，討論填寫(xiě)不清楚的地方，探索比較深層次的問(wèn)題和原因。
    2.訪談法
    這也是一種為大家所熟知的方法。它是以標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)卷形式列出一組問(wèn)題，要求調(diào)查對(duì)象就問(wèn)題進(jìn)行打分或做是非選擇。當(dāng)需要進(jìn)行培訓(xùn)需求分析的人較多，并且時(shí)間較為緊急時(shí)，就可以精心準(zhǔn)備一份問(wèn)卷，以電子郵件、傳真或直接發(fā)放的方式讓對(duì)方填寫(xiě)，也可以在進(jìn)行面談和電話訪談時(shí)由調(diào)查人自己填寫(xiě)。在進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查時(shí)，問(wèn)卷的編寫(xiě)尤為重要。
    編寫(xiě)一份好的問(wèn)卷通常需要遵循以下步驟：
    （1）列出希望了解的事項(xiàng)清單。
    （2）一份問(wèn)卷可以由封閉式問(wèn)題和開(kāi)放式問(wèn)題組成，兩者應(yīng)視情況各占一定比例。
    （3）對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行編輯，并最終形成文件。
    （4）請(qǐng)他人檢查問(wèn)卷，并加以評(píng)價(jià)。
    （5）在小范圍內(nèi)對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行模擬測(cè)試，并對(duì)結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。
    （6）對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行必要的修改。
    （7）實(shí)施調(diào)查。
    3.觀察法
    觀察法是通過(guò)到工作現(xiàn)場(chǎng)，觀察員工的工作表現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，獲取信息數(shù)據(jù)。運(yùn)用觀察法的第一步是要明確所需要的信息，然后確定觀察對(duì)象。觀察法最大的一個(gè)缺陷是，當(dāng)被觀察者意識(shí)到自己正在被觀察時(shí)，他們的一舉一動(dòng)可能與平時(shí)不同，這就會(huì)使觀察結(jié)果產(chǎn)生偏差。因此觀察時(shí)應(yīng)該盡量隱蔽并進(jìn)行多次觀察，這樣有助于提高觀察結(jié)果的準(zhǔn)確性。當(dāng)然，這樣做需要考慮時(shí)間上和空間條件上是否允許。
    在運(yùn)用觀察法時(shí)應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
    （1）觀察者必須對(duì)要進(jìn)行觀察的員工所進(jìn)行的工作有深刻的了解，明確其行為標(biāo)準(zhǔn)。否則，無(wú)法進(jìn)行有效觀察。
    （2）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀察不能干擾被觀察者的正常工作，應(yīng)注意隱蔽。
    （3）觀察法的適用范圍有限，一般適用于易被直接觀察和了解的工作，不適用于技術(shù)要求較高的復(fù)雜性工作。
    （4）必要時(shí)，可請(qǐng)陌生人進(jìn)行觀察，如請(qǐng)人扮演顧客觀察終端銷(xiāo)售人員的行為表現(xiàn)是否符合標(biāo)準(zhǔn)或處于何種狀態(tài)。
    4.關(guān)鍵事件法
    關(guān)鍵事件法與我們通常所說(shuō)的整理記錄法相似，它可以用以考察工作過(guò)程和活動(dòng)情況以發(fā)現(xiàn)潛在的培訓(xùn)需求。被觀察的對(duì)象通常是那些對(duì)組織目標(biāo)起關(guān)鍵性積極作用或消極作用的事件。確定關(guān)鍵事件的原則是：工作過(guò)程中發(fā)生的對(duì)企業(yè)績(jī)效有重大影響的特定事件，如系統(tǒng)故障、獲取大客戶、大客戶流失、產(chǎn)品交期延遲或事故率過(guò)高等等。關(guān)鍵事件的記錄為培訓(xùn)需求分析提供了方便而有意義的消息來(lái)源。關(guān)鍵事件法要求管理人員記錄員工工作中的關(guān)鍵事件，包括導(dǎo)致事件發(fā)生的原因和背景，員工特別有效或失敗的行為，關(guān)鍵行為的后果，以及員工自己能否支配或控制行為后果等。
    進(jìn)行關(guān)鍵事件分析時(shí)應(yīng)注意以下兩個(gè)方面：
    （1）制定保存重大事件記錄的指導(dǎo)原則并建立記錄媒體（如工作日志、主管筆記等）。
    （2）對(duì)記錄進(jìn)行定期分析，找出員工在知識(shí)和技能方面的缺陷，以確定培訓(xùn)需求。
    5.績(jī)效分析法
    培訓(xùn)的最終目的是改進(jìn)工作績(jī)效，減少或消除實(shí)際績(jī)效與期望績(jī)效之間的差距。因此，對(duì)個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的績(jī)效進(jìn)行考核可以作為分析培訓(xùn)需求的一種方法。
    運(yùn)用績(jī)效分析法需要注意把握以下四個(gè)方面：
    （1）將明確規(guī)定并得到一致同意的標(biāo)準(zhǔn)作為考核的基線。
    （2）集中注意那些希望達(dá)到的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)。
    （3）確定未達(dá)到理想業(yè)績(jī)水平的原因。
    （4）確定通過(guò)培訓(xùn)能否達(dá)到的業(yè)績(jī)水平。
    6.經(jīng)驗(yàn)判斷法
    有些培訓(xùn)需求具有一定的通用性或規(guī)律性，可以憑借經(jīng)驗(yàn)加以判斷。比如，一位經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者能夠輕易地判斷出他的下屬在哪些能力方面比較欠缺，因而應(yīng)進(jìn)行哪些內(nèi)容的培訓(xùn)。又比如，人力資源部門(mén)僅僅根據(jù)過(guò)去的工作經(jīng)驗(yàn)，不用調(diào)查就知道那些剛進(jìn)入公司的新員工需要進(jìn)行哪些方面的培訓(xùn)；還比如，公司在準(zhǔn)備將一批基層管理者提拔為中層干部時(shí)，公司領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門(mén)不用做調(diào)研，也能大致知道這批準(zhǔn)備提拔的人員應(yīng)該接受哪些培訓(xùn)。再比如，在企業(yè)重組或兼并過(guò)程中，有關(guān)決策者或管理部門(mén)不用調(diào)研，也能大致知道要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行哪些方面的培訓(xùn)。
    采取經(jīng)驗(yàn)判斷法獲取培訓(xùn)需求信息在方式上可以十分靈活，既可以設(shè)計(jì)正式的問(wèn)卷表交由相關(guān)人員，由他們憑借經(jīng)驗(yàn)判斷提出培訓(xùn)需求。還可以通過(guò)座談會(huì)、一對(duì)一溝通的方式獲得這方面的信息。培訓(xùn)部門(mén)甚至可以僅僅根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)直接對(duì)某些層級(jí)或部門(mén)人員的培訓(xùn)需要做出分析判斷。那些通常由公司領(lǐng)導(dǎo)親自要求舉辦的培訓(xùn)活動(dòng)，其培訓(xùn)需求無(wú)一不來(lái)自公司領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)判斷。
    7.頭腦風(fēng)暴法
    在實(shí)施一項(xiàng)新的項(xiàng)目、工程或推出新的產(chǎn)品之前需要進(jìn)行培訓(xùn)需求分析時(shí)，可將一群合適的人員集中在一起共同工作、思考和分析。在公司內(nèi)部尋找那些具有較強(qiáng)分析能力的人并讓他們成為頭腦風(fēng)暴小組的成員。還可以邀請(qǐng)公司以外的有關(guān)人員參加，如客戶或供應(yīng)商。
    頭腦風(fēng)暴法的主要步驟如下：
    （1）將有關(guān)人員召集在一起，通常是圍桌而坐，人數(shù)不宜過(guò)多，一般十幾人為宜。
    （2）讓參會(huì)者就某一主題盡快提出培訓(xùn)需求，并在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行無(wú)拘無(wú)束的討論。
    （3）只許討論，不許批評(píng)和反駁。觀點(diǎn)越多、思路越廣越好。
    （4）所有提出的方案都當(dāng)場(chǎng)記錄下來(lái)，不作結(jié)論，只注重產(chǎn)生方案或意見(jiàn)的過(guò)程。
    事后，對(duì)每條培訓(xùn)需求的迫切程度與可培訓(xùn)程度提出看法，以確認(rèn)當(dāng)前最迫切的培訓(xùn)需求信息。
    8.專(zhuān)項(xiàng)測(cè)評(píng)法
    專(zhuān)項(xiàng)測(cè)評(píng)是一種高度專(zhuān)門(mén)化的問(wèn)卷調(diào)查方法，設(shè)計(jì)或選擇專(zhuān)項(xiàng)測(cè)評(píng)表并進(jìn)行有效測(cè)評(píng)需要大量的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。通常，一般的問(wèn)卷只能獲得表面或描述性的數(shù)據(jù)，專(zhuān)項(xiàng)測(cè)評(píng)表則復(fù)雜得多，它可通過(guò)深層次的調(diào)查，提供具體而且較系統(tǒng)的信息，比如可測(cè)量出員工對(duì)計(jì)劃中的公司變化的心理反應(yīng)以及接受培訓(xùn)的應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備等等。由于專(zhuān)項(xiàng)測(cè)評(píng)法操作要求極高，并需要大量的專(zhuān)業(yè)知識(shí)作支撐，企業(yè)一般是外請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的測(cè)評(píng)公司來(lái)進(jìn)行。然而，使用外部專(zhuān)業(yè)公司提供專(zhuān)項(xiàng)測(cè)評(píng)，會(huì)受到時(shí)間和經(jīng)費(fèi)的限制。
    9.勝任能力分析法
    勝任能力是指員工勝任某一工作所應(yīng)具備的知識(shí)、技能、態(tài)度和價(jià)值觀等?，F(xiàn)在，許多公司都在依據(jù)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略建立各崗位的勝任能力模型，以為公司員工招聘與甄選、培訓(xùn)、績(jī)效考評(píng)和薪酬管理提供依據(jù)。
    基于勝任能力的培訓(xùn)需求分析有兩個(gè)主要步驟：
    （1）職位描述：描述出該職位的任職者必須具備的知識(shí)、技能、態(tài)度和價(jià)值。
    （2）能力現(xiàn)狀評(píng)估：依據(jù)任職能力要求來(lái)評(píng)估任職者目前的能力水平。
    使用這一方法的企業(yè)或培訓(xùn)經(jīng)理普遍認(rèn)為，當(dāng)職位應(yīng)具備的能力和個(gè)人滿足職務(wù)的實(shí)際能力得到界定后，確定培訓(xùn)需求就變得容易了。
    最后，我要強(qiáng)調(diào)指出的是，運(yùn)用這些方法分析培訓(xùn)需求時(shí)，你需要慎重考慮每一種被使用的方法的具體使用效果：其中的一些方法本身就可能無(wú)法得出“全面客觀”的結(jié)果；而其中的另一些方法則需要你“用到位”才可能產(chǎn)生“全面客觀”的結(jié)果。