郭漢堯老師指出商品訂購管理 作為一個店長必須認識到，店鋪經營活動的初始環(huán)節(jié)，商品的采購同銷售一樣重要，沒有好的商品，銷售也就無從談起。通過商品采購，組織適銷對路商品，周轉快，資金占壓少，商品銷售才會充滿活力；反之，就會造成庫存結構不合理，銷售商品缺貨斷檔。因此我們毫不夸張地說：采購到好的商品也就意味著完成了銷售的一半。因此學會商品訂購的流程、方法和技巧、條件等，實施一整套有計劃的采購步驟，實在是店鋪經營者不可或缺的一項重任。 1、訂購商品的流程 店鋪的訂購是指門店在連鎖企業(yè)總部所確定的供應及商品范圍內，依據訂貨計劃而進行的叫貨、點貨或稱為添貨的活動。連鎖店鋪通常不承擔采購作業(yè)，訂貨的依據是日常銷售規(guī)律。訂貨的批量和批次一方面取決于銷售量；另一方面取決于信息處理和物流配送的技術水平。國外發(fā)達國家的發(fā)展趨勢是分不同商品，按銷售量多頻度、小批量送貨，送貨直接上架，店鋪無庫存經營。 2、合理訂購商品的條件 （1）對店鋪庫存量有準確把握 合理的訂貨首先來自于對現有庫存量的準確把握。庫存量除了通常意義上倉庫中的商品存量外，還包括銷售現場陳列品的量。在無倉庫營業(yè)的店鋪，貨架上的陳列量就是庫存量。不管庫存表現為何種形態(tài)，要想訂貨有較高的科學性，必須隨時準確了解庫存商品的實際狀態(tài)，做到心中有數。這是合理訂貨的基本前提。 （2）對商品有具體細致的管理 日常商品銷售和營業(yè)過程中，要形成具體、細致的商品管理制度。對商品陳列位置、陳列方式、陳列量、標價、進貨時間、保質期、溫濕度控制等等各方面，都應實行具體、準確、細致的管理。有了這些方面準確的數據，才能較恰當得出需要更換、補充和處理的結論，才能真正把握庫存狀態(tài)，為確定訂貨量提供依據。 ①對門店商品的銷售動態(tài)有著正確的認識，并對商品的銷售動態(tài)有著正確的把握和分析 日常商品銷售動態(tài)無疑是合理確定訂貨量的主要依據。具體需要觀察和分析，哪些商品正處于暢銷期？每日銷售量可能達到多少？哪些商品銷售開始下降？下降的幅度和速度如何？哪些品種下一階段會擴大銷售量？增長幅度和速度如何？根據銷售動態(tài)變化，訂貨量應該如何調整？調整的幅度多大？等等。上述動態(tài)和數據，可以根據日常銷售動態(tài)記錄、POS資料分析、總部銷售動態(tài)信息通報、新聞媒介宣傳、顧客意見和反映等多種途徑了解，也可運用一定的調查和分析手段了解。此外，根據產品生命周期變化，也可以在一定程度上了解商品銷售的動態(tài)。 ②把握季節(jié)、節(jié)日假期、促銷活動等對商品銷售的影響 季節(jié)變化，每年固定的節(jié)日、紀念日，地區(qū)特有的各種活動，都會影響某些種類商品的銷售動態(tài)。根據過去類似活動期間商品銷售的實際情況，在季節(jié)性變化來臨之前，在節(jié)日、紀念日之前應當適當增加某些種類商品的訂貨量，更好地適應銷售需要。當然，時尚、流行的變化也會在相當程度上對商品銷售產生影響，需要相應的訂貨對策與之對應。 ③訂貨基準 訂貨基準若不明確，也會對門店的訂貨工作形成阻礙。 訂貨基準的適用性，固然會因商品類別不同而有若干落差，不過大部分連鎖商品，都以制定訂貨基準來規(guī)定訂購作業(yè)的標準，以下所列，為某連鎖商店的訂貨標準： ▲從訂貨到進貨的一輪儲備期間內，周轉數量超過一個訂貨單位以上的商品務必在庫房保有庫存。 ▲有關庫存方面，包含賣場上已陳列的商品在內，以兩輪儲備期間的需求量為其總存貨量。 ▲有關高周轉性商品的估算，是根據總部發(fā)行的“高周轉性商品表”有及過去兩個月間的商品訂貨次數和采購數量來設定標準。至于缺乏確切資料的商品，則以總部負責采購人員的預測為準。 ▲有關季節(jié)商品方面，則由采購人員依據季節(jié)指數以及過去同月份的采購實績，按照各種分類，分別設定訂貨基準。 ▲有關一般商品方面，若該店鋪是以訂貨單位的1.5倍作為排面數量基準，當商品存量降至最大陳列量的三分之一（即訂貨單位的二分之一），即達訂貨點。至于未以訂貨1.5倍作為排面數量基準的門店，亦比照辦理。 （3）決定訂貨量的五個要點 ①最低庫存量。指經常必備的安全量，要注意避免商品缺貨或庫存過剩，它因商品種類不同而確切數額也不同。 ②訂貨周期。指從訂貨日到下次的訂貨日相隔的時間。 ③儲備期間。從發(fā)單訂貨到進貨上柜所需要的時間。 ④預估銷售量。 ⑤現存庫存量。 3、商品訂購技巧 （1）掌握最新、最準確的信息 有意識地把顧客對商品的反映意見記錄下來，然后把這些意見系統(tǒng)整理，反映給有關部門；建立缺貨登記簿；設立顧客意見簿，店長應勤于檢查顧客意見簿，發(fā)現和抓住一些傾向性的問題，及時改進，從而不斷提高管理水平，通過科學的市場預測方法來確定市場對于量、質、品種、價格等方面的需求，從而采購適銷對路的商品，避免庫存積壓，造成損失。 （2）培養(yǎng)采購人員對市場行情的判斷力 如果采購人員能夠比競爭對手更早發(fā)現具有市場潛力或價廉物美的商品，并能確保采購到，那將是對公司利潤的一大貢獻。通常對市場行情的把握，分為看穿商品市場潛力的眼光，和以什么方式可以銷售什么商品的判斷力。優(yōu)秀的采購人員必須兼具這兩種能力。 （3）掌握現場實務經驗 采購人員應對于營業(yè)運作也有所了解，如此一來，才不會采購到一些與銷售人員期望相差太大的商品。因此采購人員要盡可能在短期間內，累積足夠的現場經驗，以增加正確判斷的機率。 （4）多選幾家供應商作比較 為了取得最合理的價格和最優(yōu)質的產品，我們可以請數家供應商先估價，以供我們比較，進而從中挑選在各方面皆適合我們的商品。 （5）不可透露采購預算 要讓供應商摸不到我們的底細。因為當我們的預算被知道以后，供應商一定會開價預算相近的金額，這樣就會變得被動，無法取得比我們預算更優(yōu)越的條件。 （6）不要落入殺價圈套 有些采購人員無論如何交易，只會殺價，而沒有考慮其他交易條件。真正使對手感到棘手的是洞悉市場行情，商品知識豐富，擅長分析成本的人，采購人員應以此為目標。 （7）實現與供應商雙贏 與供應商雙贏的信念是非常重要的。假如我們不提供給對方好處，則我們也難取得對方的回饋。惟有貫徹雙贏的信念，對于彼此的發(fā)展，才會有很大的助益。 （8）靈活運用供應廠商 要運用供應商，首先必須了解供應商，了解其特征之后，才能依據其特色，看出其可在哪一方面對我們有所幫助。 4、進貨原則及流程 有人為了節(jié)省進貨的時間或為了能拿到較低的折扣，單次進很大量的貨，或者有人怕庫存量大而每次都只進少量的貨，于是花在進貨上的時間和精力過多而無暇顧及其他事情。 以上兩種都是極端的做法，進貨不是越多越好，也不是越少越好，而是以“適時適量”等為原則。 （1）適時 適時即確實掌握時間需求，例如：是否可以滿足顧客的需要？是否可以趕在促銷活動前進貨？進貨的時候是否可以避開一天生意忙的時段或是周六、周日及節(jié)假日？ （2）適量 適量是要滿足店鋪商品的需求量。進貨數量既不能太多，造成倉儲雜亂無章，或使商品展示擁塞不堪，又不能太少，太少則對顧客缺乏足夠的吸引力。 （3）經濟訂貨批量策略 店鋪在組織商品進貨時，在進貨次數、進貨批量與進貨費用之間，存在著一定的數量關系。 由于采購一次商品，就要花費一次采購費用，包括采購差旅費、手續(xù)費等。當一定時間內的采購基本固定時，每次采購的批量大，采購的次數越少；反之，采購小，采購的次數越多，采購費用越大。（所以，采購批量與采購費用成反比例關系。）由于每次的采購批量大，平均庫存量也大，因而付出的費用就大，如保管費、存貨占用資金的利息、商品損耗等費用；反之，采購批量小，平均庫存量小，保管費用就少。所以，采購批量與保管費用成正比例關系。 經濟訂貨批量策略就是要采用經濟計量方法，在分析進貨批量、進貨費用、儲存費用三者之間的內在聯(lián)系中，找出最合理、費用最節(jié)約的進貨批量和進貨次數。 店鋪確定訂貨后，應該根據訂貨單與供貨商聯(lián)系確認本次進貨明細單和發(fā)貨日期，然后在到貨前清理好賣場和庫房貨架，為進貨做好準備，具體的流程如下： 根據訂貨單與供貨商聯(lián)系，確認本次進貨明細單和發(fā)貨日期 ↓ 清理賣場和庫存房架，為進貨做好準備 ↓ 接貨 ↓ 進入接貨流程 當店鋪內的某種商品已經銷售到一定程度，就需要專人跟進補貨，以確保不會斷貨。補貨的流程如下： 根據銷售情況確認本次補貨清單 ↓ 補貨銷售單經總部調整后被最終確認 ↓ 將補貨單傳真至供應商的配送部 ↓ 接貨 ↓ 進入接貨流程 平常補貨應注意的事項： ①對已變質、受損、破包、受污染、過期、條碼錯誤的商品嚴禁出售。 ②需要補貨時，必須先整理排面，維持好陳列柜的清潔。 ③補貨時要利用工具（平板車、五段車、周轉箱等）進行補貨，以減少體力支出，提高工作效率。 ④疊放在棧板上的貨品，應注意重量及體積大的放在下層，體積小和易壞的在上層，擺放整齊。 ⑤補貨完畢后速將工具、紙箱等整理干凈。 ⑥補貨完畢后需檢查價格是否與商品對應。 ⑦補貨時商品要輕拿輕放，避免因重摔而影響商品鮮度。 當供貨商按店鋪下達的訂單將貨送至店鋪時，相關負責接貨的人員應根據訂單內容、供貨商的送貨單進行商品驗收，并核對商品的數量、價格，對質量嚴格把關。 驗收完畢后，接貨負責人應寫明實際接貨數量，接貨員、供貸商在訂單上簽字認可。然后把關單據送達相關部門，貨品入庫。接貨的流程如下： 根據總部的發(fā)貨單驗 ↓ 清點貨品 ↓ 簽收 ↓ 回單 →更新庫存記錄 5、商品編碼的管理 商品編號，必須使用幾碼，原則上并無一定的標準與限制，完全視企業(yè)的規(guī)模與性質而定。但編號時，最好能預留空間，以便企業(yè)業(yè)務發(fā)展擴大時，編號能隨之而擴充。一般來說，超級市場的商品編號，采用7碼及8碼者較多，少于7碼或多于8碼都不太適宜。 （1）7碼的編碼原則 采用7碼分類時，第一碼為大分類，最高使用十大分類，第二碼為中分類，最多可有100個中分類，也就是每一大分類可以分為十個中分類，第三四碼為小分類，小分類最多可有1，000個，每一中分類可分成100個小分類，第五碼、第六碼為品項，第七碼為檢查碼。 （2）8碼的編碼原則 采用8碼編號時，第一碼為大分類，仍然維持最高十大分類，而第二、三碼為中分類，每一大類可以有1，000個中分類，第四、五碼為小分類，第六、七碼為品項的流水號，第八碼為檢查號碼。 以上所提供兩種編號原則的使用，可以視企業(yè)需要而選用，如果企業(yè)必須使用到十個大分類以上時，也可以使用九碼的編號方式。 商品編碼的管理是指商品條碼系統(tǒng)成員在己獲得廠商識別代碼的基礎上如何正確地給具體商品項目進行編碼，以及對己編碼的商品做好原始記錄和檔案，防止出現編碼錯誤的工作過程，其基本要求就是要保證商品編碼的唯一性。要遵循唯一性原則，關鍵是要嚴格區(qū)分商品的不同項目，主要應從商品的種類、規(guī)格、包裝、顏色等幾個方面來考慮。 系統(tǒng)成員應當指定專人負責商品編碼的統(tǒng)一管理。加強對條碼管理人員的業(yè)務知識培訓，積極參加條碼管理機構組織的培訓班；要建立有關條碼工作的規(guī)章制度，完善商品編碼的原始記錄和工作檔案，以便于對編碼唯一性進行檢查；還要做好條碼管理人員變動時有關資料的移交工作，以保持工作的連續(xù)性。 在編碼管理的具體操作上，一般適宜采用“大流水”的編碼方式，這樣能夠最大程度地體現編碼的“唯一性”原則和“無含義”原則，減少編碼出錯的機會。 6、商品的庫存管理 銷售商店的庫存管理，分為店頭陳列商品的庫存和倉庫庫存。商品庫存管理的主要目的，是以最小庫存獲得最大銷售額，保持適當庫存，區(qū)別暢銷商品與非暢銷商品，防止盜竊、損傷品造成損失。 （1）利用目標商品周轉率決定年度適當庫存的方法。其計算方法是： ①年度目標銷售額/目標商品周轉率（適當目標庫存額）（金額） ②年度目標銷售額/平均庫存成本額（商品投入資金周轉率）（次） ③年度目標銷售成本/平均庫存成本額（成本基礎的商品周轉率）（次） ④年度目標銷售額/平均售價庫存額（售價基準的商品周轉率）（次） （2）利用目標庫存保有天數決定庫存目標的方法。其計算方法是： ①目標一天平均銷售額×目標庫存保有天數=年度適當庫存目標（金額） ②365天/商品周轉率=庫存保有天數 （3）利用適當庫存法決定每月適當庫存的方法。其計算方法是： 年度適當庫存目標+（各月銷售目標-月平均銷售目標）=各月適當庫存（金額） 商品庫存管理的根本點，是達到以最小的庫存費（或庫存量），提高銷售的周轉率的目的。從商業(yè)的目前發(fā)展狀況看，大型商業(yè)企業(yè)高度重視物流，商品庫存問題解決較好，但中小商業(yè)或店鋪還有不少是實行傳統(tǒng)商品庫存模式。因此，零售業(yè)有必要實施供應商庫存管理。實施零售業(yè)供應商庫存管理的具體如下： ①建立顧客情報信息系統(tǒng)。 要有效地管理銷售庫存，通過建立顧客的信息庫，供應商能夠掌握需求變化的有關情況，把由零售商的需求預測與分析功能集成到供應商的系統(tǒng)中來。 ②建立銷售網絡管理系統(tǒng)。 供應商要很好地管理庫存，必須建立起完善的銷售網絡管理系統(tǒng)，保證自己的產品需求信息和物流暢通，如：保證自己產品條碼的可讀性和惟一性，解決產品分類、編碼的標準化問題及解決商品存儲運輸過程中的識別問題。目前已有許多企業(yè)開始采用MRPII或ERP企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，這些軟件系統(tǒng)都集成了銷售管理的功能。通過對這些功能的擴展，可以建立完善的銷售網絡管理系統(tǒng)。 ③建立供應商與零售商的框架協(xié)議。 供應商和零售商一起通過協(xié)商，確定處理訂單的業(yè)務流程以及控制庫存的有關參數（如再訂貨點、最低庫存水平等）、庫存信息的傳遞方式（如EDI和Internet）等。 ④設定標準庫存計劃。 在設定經銷商的適當庫存計劃時，應先掌握經銷商所經銷的每一不同代號、不同產品種類的數量；并計算從訂購產品到進貨這一過程所需要的時間；而且須按產品類別，每種不同型號產品設定適當的庫存量。 一般常用的方法是，根據銷售分析數據為基礎，衡量最近實際需要之動向，加上經銷商的方針，累計預定銷售內容，再從預計銷售，求出適當庫存數量。需要注意是，周轉資金究竟是有限的，要以最小的資本達成最大的銷貨，衡酌資金調度情況，設定金額的庫存數量預算；并且就有限度資金觀點，修正設定適當庫存數量。若干缺貨產品失去銷貨機會為無可奈何的事；只得把銷售頻度少的產品放棄，或轉換成由制造廠家負責庫存。 ⑤暢銷品保持適當庫存量。 經銷商向制造廠家訂貨補充庫存的制度，可分為適量訂貨與定時訂貨。 適量訂貨是當庫存數量到訂貨點以下時為訂貨日，并視當時情況定量訂貨；而定時訂貨則為設定每月中一次兩次調查日，就標準數量不足部分加以補充。采取訂貨點式時，由于幾乎每日均有訂貨手續(xù)之故，制造廠家也必須實施訂貨點式庫存管理。另一方面，若采取按月訂貨方式，到某一特定的日子，主貨統(tǒng)計完成，可以投入制造廠家的生產計劃，連同送貨一次完成。采用這兩種訂貨方式的混合式，即定時定量訂貨方式的較為普通。以上是就所有銷售通路稍作說明。而在實際使用中，購買方式并不相同，因此，銷售人員應隨時留意如何讓使用者的庫存與公司本身的庫存彼此密切結合。 總之，零售企業(yè)的商品庫存管理是要進一步加以改進的。而供應商庫存管理模式是值得試行和借鑒的。因為隨著市場和管理的規(guī)范，當今企業(yè)間的競爭已不僅僅局限于慘烈的無原則的低價競爭，更主要的是通過科學化的管理，壓低產品成本，使企業(yè)進入良性軌道，而庫存管理水平直接決定著其產品在終端的價格競爭力，是取得競爭勝利的一個重要砝碼。 文/郭漢堯 作者介紹：郭漢堯老師 是實戰(zhàn)派營銷管理專家、最具價值的經銷商培訓專家、成長型企業(yè)品牌運營管理專家、《銷售與市場》雜志社第一營銷團專家、資深訂貨會培訓專家、金牌銷售培訓師、資深店長培訓專家、實操型培訓講師。系多家成長型企業(yè)品牌營銷顧問，擔任品牌企業(yè)、管理咨詢顧問機構，品牌營銷策劃機構職業(yè)經理人十三年，擁有豐富的營銷管理實戰(zhàn)經驗。現任九洲同行品牌營銷策劃機構領軍人物、漢碩國際管理學院MBA特邀教授、上海連碩管理機構高級講師、深圳聚成華企特約講師、奇安達品牌營銷顧問•終端管理學院院長、貴派企業(yè)品牌營銷顧問•營銷學院院長、廈門博弈管理機構特約專家、南昌一佳名師講堂特邀核心專家、中國總裁培訓網金牌講師、淘課網簽約講師、聯(lián)商網簽約講師、《贏家大講堂》特聘專家。