培訓(xùn)作為企業(yè)人力資本的一項(xiàng)投資，越來(lái)越受到企業(yè)的重視，成功的培訓(xùn)已成為企業(yè)成功的一條捷徑，摩托羅拉公司前培訓(xùn)主任比爾維根毫恩說(shuō)他們的培訓(xùn)收益大約是培訓(xùn)投資的30倍。優(yōu)秀公司的培訓(xùn)都做得相當(dāng)出色，有些企業(yè)也很重視培訓(xùn)，培訓(xùn)投入越來(lái)越大，然而培訓(xùn)效果卻不盡人意。這些企業(yè)在選擇培訓(xùn)時(shí)，對(duì)自身的培訓(xùn)需求不明確，課程選擇很盲目，常常流行什么學(xué)什么，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手學(xué)什么我們學(xué)什么，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)培訓(xùn)什么就培訓(xùn)什么，或者過(guò)去培訓(xùn)什么現(xiàn)在也培訓(xùn)什么，甚至于員工說(shuō)喜歡什么就培訓(xùn)什么，這種拍腦袋的方式來(lái)決定企業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容，并未抓住企業(yè)真正的培訓(xùn)需求，造成上述現(xiàn)象的關(guān)鍵原因是企業(yè)缺乏科學(xué)的培訓(xùn)需求分析。

培訓(xùn)需求分析的重要性

培訓(xùn)成功在很大程度上依賴于科學(xué)有效的培訓(xùn)需求分析，因?yàn)榕嘤?xùn)需求分析是整個(gè)培訓(xùn)管理工作的起點(diǎn)，它既是確定培訓(xùn)目標(biāo)、制訂培訓(xùn)計(jì)劃的前提，也是培訓(xùn)評(píng)估的基礎(chǔ)，它決定了培訓(xùn)能否正確地瞄準(zhǔn)目標(biāo)，影響能否設(shè)計(jì)與提供有針對(duì)性的培訓(xùn)課程，如果不進(jìn)行有效的培訓(xùn)需求分析，企業(yè)的培訓(xùn)目標(biāo)不準(zhǔn)確，缺乏針對(duì)性和計(jì)劃性的培訓(xùn)就會(huì)導(dǎo)致人力資本投資的失敗，導(dǎo)致資源的大量浪費(fèi)。

培訓(xùn)需求分析，是指在規(guī)劃與設(shè)計(jì)培訓(xùn)之前，采用各種方法與技術(shù)，對(duì)組織及成員的目標(biāo)、知識(shí)、技能等方面進(jìn)行系統(tǒng)地鑒別與分析，以確定是否需要培訓(xùn)及培訓(xùn)內(nèi)容和一種活動(dòng)或過(guò)程，培訓(xùn)需求分析的實(shí)質(zhì)就是通過(guò)分析組織及其成員的現(xiàn)有狀況與應(yīng)有狀況之間的差距，來(lái)確定是否需要培訓(xùn)以及培訓(xùn)的內(nèi)容。一般的培訓(xùn)需求分析技術(shù)從戰(zhàn)略分析、組織工作分析和人員分析三個(gè)層面進(jìn)行，培訓(xùn)需求分析的方法有面談法、重點(diǎn)團(tuán)隊(duì)分析法，工作任務(wù)分析法、觀察法，調(diào)查問(wèn)卷法、關(guān)鍵事件法、頭腦風(fēng)暴法等。在工作實(shí)際中，一般不會(huì)單獨(dú)采用一兩種方法進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，而是針對(duì)不同層次的員工，在不同的培訓(xùn)需求分析進(jìn)程中采用不同的分析方法和工具，有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，去查找差距。

那么怎樣進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)需求分析呢？一般來(lái)說(shuō)培訓(xùn)需求分析可以簡(jiǎn)單的分為三個(gè)階段，在每個(gè)階段采用不同的分析方法和工具，實(shí)際證明，按照這種程序可以有效地保證培訓(xùn)需求分析的科學(xué)性。

第一階段：查找差距階段

培訓(xùn)需求分析應(yīng)從哪個(gè)地方開(kāi)始，有關(guān)培訓(xùn)的理論認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從績(jī)效差距入手：培訓(xùn)之所以必要，一般的理論認(rèn)為是因?yàn)槠髽I(yè)工作崗位要求的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)與員工實(shí)際工作績(jī)效之間存在著差距；最新的理論則認(rèn)為還應(yīng)該包括企業(yè)戰(zhàn)略或企業(yè)文化需要的員工能力和要求與員工實(shí)際能力之間存在差距，這種差距導(dǎo)致效率不高，不利于企業(yè)快速發(fā)展，阻礙企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。確定差距領(lǐng)域的關(guān)鍵途徑是要獲取什么人在什么方面存在差距的具體信息，人力資源部應(yīng)設(shè)計(jì)一個(gè)培訓(xùn)需求調(diào)查表，此表分三大部分，第一部份是調(diào)查提問(wèn)欄，由部門(mén)經(jīng)理和員工溝通后兩者都可以填寫(xiě)；第二部分是員工培訓(xùn)申請(qǐng)欄，由員工本人填寫(xiě)，第三部分是部門(mén)經(jīng)理對(duì)申請(qǐng)人的相關(guān)信息補(bǔ)充和確認(rèn)。

查找差距可以從兩個(gè)方面入手：一方面，發(fā)揮部門(mén)經(jīng)理的作用，從部門(mén)經(jīng)理獲取信息是一條重要的途徑（如果企業(yè)的規(guī)模比較大，管理層次比較多，還可以發(fā)揮直線管理者的作用；部門(mén)經(jīng)理本人的培訓(xùn)調(diào)查當(dāng)然可以從他的主管領(lǐng)導(dǎo)了解情況）。由于部門(mén)經(jīng)理熟悉工作崗位任職資格要求，以及企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)要求，對(duì)下屬的情況也熟悉，最了解下屬工作績(jī)效的問(wèn)題在哪里，所以只要提供一定的工具，就能幫助他們或通過(guò)他們獲取存在差距的信息，由此辨別在哪些領(lǐng)域存在績(jī)效問(wèn)題。具體做法是，在一個(gè)培訓(xùn)需求調(diào)查表上填上有關(guān)需要了解的信息，再?gòu)挠嘘P(guān)信息確定績(jī)效差距領(lǐng)域。其中調(diào)查表的提問(wèn)欄是一個(gè)獲取信息的工具，可以幫助部門(mén)經(jīng)理和人力資源管理者通過(guò)提問(wèn)發(fā)現(xiàn)有績(jī)效問(wèn)題的人是誰(shuí)，問(wèn)題存在于什么地方，問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重性等具體情況。

另一方面，從員工那里直接獲取信息也是一個(gè)重要途徑。由于員工對(duì)自己工作中存在的問(wèn)題、障礙有著切身的感受，員工有自己的個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，通過(guò)他們了解情況也能獲取一定的重要信息。當(dāng)然，員工不一定完全清楚自己不懂什么或在工作上缺少什么，以及需要什么樣的培訓(xùn)，也有可能提出與組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)不相符、不正當(dāng)?shù)?、不合理的培?xùn)需求，這些需求需要由部門(mén)經(jīng)理給以確認(rèn)、補(bǔ)充與修正，才能保證信息的準(zhǔn)確與完整。具體方法是通過(guò)部門(mén)經(jīng)理給員工發(fā)放培訓(xùn)需求調(diào)查表，由員工在調(diào)查表的申請(qǐng)欄填寫(xiě)有關(guān)信息后，交給部門(mén)經(jīng)理加以補(bǔ)充、修正，最后返回給人力資源管理部門(mén)。

在這一階段里，人力資源部就培訓(xùn)需求做好兩個(gè)方面的溝通工作，既包括人力資源部與各部門(mén)經(jīng)理之間的溝通，也包括部門(mén)經(jīng)理與員工之間的溝通。溝通做得越充分，應(yīng)更能挖掘更多的信息。在人力資源部收集到培訓(xùn)需求表后對(duì)員工個(gè)體的培訓(xùn)需求進(jìn)行甄別，并不是所有的培訓(xùn)需求都合理，個(gè)體的培訓(xùn)要求與組織的培訓(xùn)目標(biāo)可能不一致，甚至存在沖突，人力資源部應(yīng)進(jìn)行初步整合，去掉那些明顯不合理、不正當(dāng)?shù)膫€(gè)體培訓(xùn)需求，為集中精力做好下階段的分析作好準(zhǔn)備。

在這一階段注意要保持開(kāi)放的心態(tài)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，善于發(fā)現(xiàn)其中有價(jià)值的信息。不要急于馬上就考慮解決的方案，也不要先入為主地認(rèn)定問(wèn)題所在，需要做的不過(guò)是收集存在差距問(wèn)題的有關(guān)信息，此時(shí)還遠(yuǎn)未到下結(jié)論的時(shí)候。因此在下一階段開(kāi)始之前，千萬(wàn)不要害怕花時(shí)間去收集信息、理解信息，有時(shí)還可以根據(jù)收集的信息，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察或?qū)τ嘘P(guān)人員訪談進(jìn)一步發(fā)掘信息。在這一階段，我們一般計(jì)劃時(shí)間為4至5天來(lái)查找差距。

第二階段：分析差距原因、確立合理需求階段

發(fā)現(xiàn)了差距的存在，并不等于完成了培訓(xùn)需求分析，還必須尋找差距的原因，因?yàn)椴皇撬械牟罹喽伎梢酝ㄟ^(guò)培訓(xùn)的方式去消除。有的差距屬于環(huán)境、政策或激勵(lì)制度的原因，有的則屬于員工個(gè)人難以克服的個(gè)性特征原因，只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識(shí)、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。因此在獲取必要的差距信息后，需要深入思考、反復(fù)斟酌，對(duì)產(chǎn)生差距的真實(shí)原因做出判斷，才能決定是否采用培訓(xùn)方案。查找差距原因的方法可以采用問(wèn)題原因歸類(lèi)法。

問(wèn)題原因歸類(lèi)法是將差距信息與一定的問(wèn)題原因分析表相比較，根據(jù)具體差距信息顯示的特征，通過(guò)比較與思考，最后將其歸類(lèi)于其中一種重要原因。問(wèn)題原因一般分為環(huán)境原因和個(gè)人原因兩大類(lèi)，環(huán)境原因包括國(guó)家經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化、工作設(shè)計(jì)有缺陷、獎(jiǎng)酬制度缺少激勵(lì)性、溝通不足、上級(jí)指導(dǎo)不夠等，加工制造企業(yè)還包括生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備落后；個(gè)人原因也分為能力原因和難以改變的個(gè)人特征原因。只要發(fā)現(xiàn)差距信息符合其中一個(gè)項(xiàng)目，就找到了差距原因。如果原因是工作環(huán)境方面的或者個(gè)性特征方面的，那么即使進(jìn)行了培訓(xùn)，問(wèn)題也依然會(huì)存在，培訓(xùn)就會(huì)出現(xiàn)工作無(wú)效率的情況，帶來(lái)資源浪費(fèi)，這種培訓(xùn)是應(yīng)當(dāng)要盡力避免的。所以，在分析過(guò)程中主要是全力發(fā)現(xiàn)是否存在因員工能力不夠而導(dǎo)致的差距。問(wèn)題原因分析表不存在一個(gè)固定模式，它是可以變通的，既可以模仿，也可以根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況加以省略或補(bǔ)充。在使用時(shí)，可以先遮擋解決方案提示的內(nèi)容，以便在尋找原因時(shí)盡可能自己思考，不要馬上就看提示得出結(jié)論。

第三階段：確定解決方案階段

找出了差距原因，就能判斷應(yīng)該采用培訓(xùn)方法還是非培訓(xùn)方法去消除差距，自然就容易得出解決問(wèn)題的方案。差距原因分析表右邊提供的可選擇的解決方案實(shí)際上已指出了一個(gè)基本思路，不過(guò)在操作時(shí)還需要進(jìn)一步思考和細(xì)化，以便針對(duì)性更強(qiáng)一些。例如，“個(gè)性特征不適應(yīng)工作”所涵括的范圍很大，既可指員工個(gè)性與工作職位不匹配（如性格內(nèi)向不適合銷(xiāo)售工作），也可以指員工個(gè)人懶散或進(jìn)取精神不足，前者企業(yè)需要考慮采用調(diào)換工作崗位，后者則要考慮采用解聘去解決問(wèn)題，在這里培訓(xùn)都不是恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施。

即使確定了差距是由于員工能力不足的原因引起，也需要考慮員工是否具備學(xué)習(xí)的條件。一個(gè)員工的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)烈，認(rèn)為培訓(xùn)課程對(duì)自己的職業(yè)并不重要，他就不會(huì)積極努力地去學(xué)習(xí)。同時(shí)，受訓(xùn)員工家庭有小孩或病人需要照顧、個(gè)人的文化水平比較低等困難時(shí)，培訓(xùn)的效果也會(huì)打折扣。如果員工的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)烈，或存在阻礙學(xué)習(xí)的困難，讓這樣的員工參加培訓(xùn)，培訓(xùn)效果自然會(huì)受到削弱。所以，培訓(xùn)不是解決所有差距的萬(wàn)金油，需要認(rèn)真考慮可能導(dǎo)致無(wú)效或減低效率的各種因素。如果員工缺乏完成工作的知識(shí)和技能而他的受訓(xùn)條件又具備的話，這時(shí)培訓(xùn)才是需要的，培訓(xùn)效果也會(huì)得到保障。

如果員工具備完成工作的知識(shí)與技能，只是由于工作條件、溝通、激勵(lì)等問(wèn)題妨礙企業(yè)績(jī)效的提高，那么培訓(xùn)就不是解決問(wèn)題的最好方案，那是需要用加強(qiáng)管理的方法去解決，當(dāng)然如果是要改進(jìn)管理加強(qiáng)溝通時(shí)，這就產(chǎn)生了新的培訓(xùn)需求，需要進(jìn)一步分析。

為了更好地制訂培訓(xùn)規(guī)劃和培訓(xùn)計(jì)劃，在這階段的最后，還需要對(duì)培訓(xùn)需求項(xiàng)目進(jìn)行大致的排序，一般根據(jù)需求的重要性和緊迫性兩個(gè)角度去判斷，對(duì)重要性和緊迫性都比較高的，在培訓(xùn)資源分配上重點(diǎn)關(guān)注，優(yōu)先考慮，排在首位，對(duì)重要性和緊迫性不是很高的，排在后位。同時(shí)還可以對(duì)培訓(xùn)需求項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，如通用類(lèi)培訓(xùn)，技能類(lèi)培訓(xùn)等，提高公司培訓(xùn)資源的利用率。