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孫軍正:采購(gòu)管理制度

供應(yīng)鏈管理

2016-01-20 116280

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范本公司采購(gòu)管理工作，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程透明化以及所購(gòu)商品數(shù)量和質(zhì)量符合公司要求，特制定本制度。

第2條要求

1﹒采購(gòu)對(duì)象要求

采購(gòu)前須對(duì)供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報(bào)價(jià)、交貨期限、售后服務(wù)等做出評(píng)價(jià)，以供選擇時(shí)參考。

2．價(jià)格質(zhì)量要求

以合理價(jià)格購(gòu)取較高質(zhì)量的商品。

3．采購(gòu)期限要求

按照使用部門(mén)的需要日期及需要數(shù)量，聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商即時(shí)供應(yīng)。

第2章采購(gòu)方式的選擇

第3條采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)商品使用狀況、用量、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購(gòu)方式辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。

第4條采購(gòu)方式的類(lèi)型

1．合同訂購(gòu)方式

（1）采購(gòu)部與供應(yīng)商通過(guò)談判就采購(gòu)商品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成一致，并且以采購(gòu)合同的形式確定下來(lái)。供應(yīng)商按采購(gòu)合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗(yàn)收商品并支付款項(xiàng)。

（2）合同訂購(gòu)方式適用于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過(guò)程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場(chǎng)價(jià)格穩(wěn)定的商品。

2．訂單采購(gòu)方式

（1）采購(gòu)部根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單簽發(fā)訂購(gòu)單，訂購(gòu)單上注明求購(gòu)商品或勞務(wù)的具體項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，送交供應(yīng)商并表明購(gòu)買(mǎi)意愿；訂單在提交給供應(yīng)商之前還應(yīng)由財(cái)務(wù)部檢查訂單的合理性。

（2）訂單采購(gòu)方式適用于一般商品或勞務(wù)。

3．特約廠商采購(gòu)

對(duì)于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)商品，可簡(jiǎn)化采購(gòu)作業(yè)，由采購(gòu)部選定特約廠商，介紹使用部門(mén)直接向該廠洽購(gòu)。但在付款前應(yīng)送采購(gòu)部審核，不高于市價(jià)時(shí)予以付款。

4．直接采購(gòu)方式

（1）不適用前述采購(gòu)方式的采購(gòu)者可按此方式采購(gòu)。

（2）采購(gòu)部按請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的請(qǐng)購(gòu)單，逐筆詢(xún)價(jià)、議價(jià)，并在了解交易條件后訂購(gòu)。

5．緊急采購(gòu)

指因緊急情況，需要以最快的速度使采購(gòu)商品或勞務(wù)到位。緊急采購(gòu)方式一般只有在臨時(shí)性、突發(fā)性需要時(shí)方可采用。

第3章采購(gòu)期限的控制

第5條采購(gòu)部應(yīng)按照請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的“需要日期”辦理采購(gòu)。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)，采購(gòu)部應(yīng)召集相關(guān)部門(mén)按商品特性、采購(gòu)地區(qū)及市場(chǎng)供需狀況等擬訂各項(xiàng)商品采購(gòu)業(yè)務(wù)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。

第6條采購(gòu)期限包括請(qǐng)購(gòu)單的報(bào)送審批時(shí)間、訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫(kù)時(shí)間等。

第7條原訂采購(gòu)業(yè)務(wù)處理期限變更時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)專(zhuān)函報(bào)告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門(mén)，以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。

第4章供應(yīng)商的選擇

第8條各項(xiàng)商品的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)商信息表”存檔備用。對(duì)于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的商品，采購(gòu)部應(yīng)開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，或報(bào)送主管部門(mén)擬訂開(kāi)發(fā)計(jì)劃。

第9條新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)，由生產(chǎn)管理部門(mén)會(huì)同采購(gòu)人員實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購(gòu)時(shí)效而由采購(gòu)人員自行開(kāi)發(fā)，則由采購(gòu)人員填制），呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。

第10條對(duì)于交貨質(zhì)量不良、無(wú)法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷(xiāo)設(shè)定。屆時(shí)由采購(gòu)部以簽呈方式說(shuō)明原因，送生產(chǎn)管理部門(mén)復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對(duì)方。

第5章詢(xún)價(jià)議價(jià)規(guī)定

第11條采購(gòu)部收件人員收到“請(qǐng)購(gòu)單”或“外購(gòu)單”時(shí)，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購(gòu)經(jīng)辦人員辦理詢(xún)價(jià)業(yè)務(wù)。

第12條采購(gòu)經(jīng)辦人員收到不需會(huì)簽或已會(huì)簽完成的詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)結(jié)合會(huì)簽結(jié)果和各廠商報(bào)價(jià)，查閱以前訂購(gòu)記錄及供應(yīng)商信息表、市場(chǎng)行情，經(jīng)過(guò)成本分析后，擬訂議價(jià)對(duì)象、議價(jià)策略及擬購(gòu)底價(jià)（并報(bào)告有關(guān)主管），以供議價(jià)時(shí)用。

第6章采購(gòu)實(shí)施

第13條采購(gòu)經(jīng)辦人員在“請(qǐng)購(gòu)單”上填寫(xiě)訂購(gòu)日及約定日，再填制采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，寄送給供應(yīng)商。采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)將“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)送倉(cāng)庫(kù)以備收貨時(shí)用。

第14條預(yù)付定金或采購(gòu)金額較大，或有附帶條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)先與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》。合同書(shū)正本兩份，一份存采購(gòu)部，一份存供應(yīng)商處；副本若干，分存請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、收料部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)及供應(yīng)商。

第15條特殊情況的處理

1．請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的撤銷(xiāo)

各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)送來(lái)的撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單后按以下方式辦理。

（1）若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目尚未辦理，由采購(gòu)經(jīng)辦人員在原請(qǐng)購(gòu)單據(jù)上加蓋“撤銷(xiāo)”章，并將原“請(qǐng)購(gòu)單”與“撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)退回原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，第一聯(lián)自存，按一般請(qǐng)購(gòu)單據(jù)存檔方式處理。

（2）若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目已向供應(yīng)商訂購(gòu)，由采購(gòu)經(jīng)辦人員與供應(yīng)商接洽撤銷(xiāo)訂購(gòu)，經(jīng)供應(yīng)商同意撤銷(xiāo)后，向供應(yīng)商取回采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，依方式（1）辦理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷(xiāo)，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)在“撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單”上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，將“撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單”退回原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。

2．緊急請(qǐng)購(gòu)

采購(gòu)經(jīng)辦人員接到緊急請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請(qǐng)購(gòu)商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢(xún)價(jià)和議價(jià)，待收到正式“請(qǐng)購(gòu)單”后，補(bǔ)入詢(xún)價(jià)和議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。

3．交貨質(zhì)量異常

各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到質(zhì)檢部門(mén)驗(yàn)收不合格的《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送回倉(cāng)庫(kù)。

（1）對(duì)于需退料、換料或補(bǔ)交的，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。

（2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購(gòu)經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計(jì)算。

（3）采購(gòu)經(jīng)辦人員如未能按請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)處理時(shí)，應(yīng)將與供應(yīng)商交涉結(jié)果記入“采購(gòu)處理結(jié)果”欄，送原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)簽注意見(jiàn)，或會(huì)同原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)共同處理。

（4）交期延誤罰扣處理。采購(gòu)經(jīng)辦人員收到交貨延誤（本地供應(yīng)商延交5日、外埠廠商延交10日以?xún)?nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾期未送財(cái)務(wù)部時(shí)，應(yīng)按下列方式處理。

①予計(jì)算逾期罰扣金額（定期合同采購(gòu)按每天5‰計(jì)扣，訂有買(mǎi)賣(mài)合同者按合約所訂比例計(jì)扣，其余按每天3‰計(jì)扣），并通知供應(yīng)商罰扣原因與金額。

②在供應(yīng)商同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由采購(gòu)經(jīng)辦人員在收貨單及發(fā)票上填寫(xiě)實(shí)付金額或發(fā)票號(hào)碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)、“收貨單”、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》等資料送財(cái)務(wù)部整理付款。

③如廠方不同意按第①項(xiàng)方式扣款，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與供應(yīng)商交涉并呈董事會(huì)核準(zhǔn)后按第②項(xiàng)方式處理。

第7章采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)度控制

第16條采購(gòu)經(jīng)辦人員對(duì)于每一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)度。

第17條預(yù)定采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)度應(yīng)能配合請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的緩急，且各業(yè)務(wù)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。

第18條對(duì)于未能在預(yù)定日期前完成的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)會(huì)同請(qǐng)購(gòu)部門(mén)研究處理對(duì)策。

第8章附則

第19條本制度由采購(gòu)部會(huì)同公司其他有關(guān)部門(mén)解釋。

第20條本制度自年月日起開(kāi)始實(shí)施。

第21條相關(guān)文件表單

1．“供應(yīng)商信息表”。

2．“請(qǐng)購(gòu)單”、“外購(gòu)單”。

3．《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、“收貨單”。