跨部門有效溝通的十大原則

對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，跨部門溝通不良，可能會(huì)讓好不容易建立起來(lái)的信任關(guān)系瞬間消失。你認(rèn)為十萬(wàn)火急的事，到了其它部門主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”；原本應(yīng)該合作解決的問(wèn)題，到了跨部門會(huì)議上，又淪為“各彈各的調(diào)”，找不到共識(shí)。到底，在不同部門各有不同立場(chǎng)與利益的情況下，怎樣才能把話說(shuō)清楚，把成果做出來(lái)？

其實(shí)，只要掌握幾個(gè)基本原則，進(jìn)行無(wú)障礙的跨部門有效溝通，并非難事。

原則1：溝通前先做好準(zhǔn)備

在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問(wèn)題想清楚，不要毫無(wú)準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。以下列舉幾個(gè)應(yīng)該事先想清楚的問(wèn)題：你希望對(duì)方幫你做什么事？

你認(rèn)為他會(huì)要求你做什么？

如果對(duì)方不同意你提出來(lái)的做法，有沒(méi)有其它選擇方案？

如果雙方?jīng)]共識(shí)，你會(huì)有什么后果？對(duì)方又會(huì)有什么后果？

原則2：了解其它部門的語(yǔ)言

跨部門溝通不良，很多時(shí)候都是“語(yǔ)言不通”所引起。

舉例來(lái)說(shuō)，營(yíng)銷部人員平常講的是“相同語(yǔ)言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門，也有自己的語(yǔ)言與觀點(diǎn)。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽(tīng)懂對(duì)方的語(yǔ)言”。

試著站在對(duì)方的立場(chǎng)思考，“這么做，對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)績(jī)有幫助嗎？”、“如果我是他，會(huì)接受這種做法嗎？”很容易就能明白他們?cè)谡f(shuō)什么，為什么這么說(shuō)，從而將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。

此外，頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度，讓你更容易設(shè)身處地想問(wèn)題。因此，時(shí)不時(shí)的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無(wú)壞。

原則3：開誠(chéng)布公是最好的對(duì)策

你面對(duì)的是必須長(zhǎng)期共事的同事，因此，凡事以誠(chéng)實(shí)為上策，最忌欺騙、隱瞞事實(shí)，破壞信任關(guān)系。

部門間一旦缺乏信任感，會(huì)加重彼此的防御心，溝通時(shí)就會(huì)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。相反的，互信會(huì)讓雙方在溝通時(shí)打開心防，他們會(huì)明白說(shuō)出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問(wèn)題。

原則4：不要害怕沖突

在跨部門會(huì)議上，每個(gè)主管為了維護(hù)自己部門的利益，難免會(huì)出現(xiàn)一些摩擦。

有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會(huì)變得沉默寡言，以維持表面的和諧。

美國(guó)史丹福大學(xué)策略及組織學(xué)教授凱瑟琳.艾林哈特（Katheleen M. Eisenhardt）在《有效溝通》一書中點(diǎn)出，“如果管理團(tuán)隊(duì)在議題的討論上都沒(méi)有沖突，決策質(zhì)量就會(huì)低落。”艾林哈特提醒，千萬(wàn)別把“沒(méi)有沖突”跟“意見(jiàn)一致”混為一談。

有時(shí)候，太過(guò)和諧反而凸顯不了你對(duì)議題的重視，而且問(wèn)題也不會(huì)獲得真正的解決。因此，艾林哈特建議經(jīng)理人，態(tài)度要柔軟，但立場(chǎng)要堅(jiān)定，“別太快或太輕易就順從認(rèn)命?！庇涀?，你是部門主管，雖然你要和其它部門保持良好關(guān)系，但是，捍衛(wèi)部門及部屬的權(quán)益，更是你責(zé)無(wú)旁貸的使命。

原則5：呈現(xiàn)事實(shí)，勿人身攻擊

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實(shí)，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y(cè)。

美國(guó)達(dá)頓（Darden）商學(xué)院企管教授布爾喬亞三世（L. J. Bourgeois III）在《哈佛商業(yè)評(píng)論》（Harvard Business Review）中為文指出，事實(shí)（例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費(fèi)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的行為等）可以將溝通過(guò)程中“人”的因素降到最低。

在缺乏事實(shí)的情況下，個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會(huì)遭到猜疑，但“事實(shí)就是事實(shí)”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實(shí)“可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍。”布爾喬亞三世說(shuō)。

原則6：多提選項(xiàng)，保持彈性

當(dāng)你進(jìn)行跨部門協(xié)商時(shí)，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開發(fā)多元選項(xiàng)，例如一次提出3～5個(gè)方案，讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。

專家分析，多元選項(xiàng)能讓選擇不再“非黑即白”，經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場(chǎng)，不覺(jué)得有失顏面，因此能夠降低溝通時(shí)的人際沖突。

原則7：創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作

無(wú)可諱言，各部門間一定同時(shí)存在合作與競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。部門間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通，一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系，競(jìng)爭(zhēng)意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。

艾林哈特指出，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員朝著共同目標(biāo)努力時(shí)，比較能把個(gè)人成敗置之度外，因而更能理解別人的意見(jiàn)。但當(dāng)經(jīng)理人缺乏共同目標(biāo)時(shí)，容易變得心胸狹窄，彼此誤解并互相指責(zé)。

因此，盡量去創(chuàng)造一個(gè)橫跨各部門的共同目標(biāo)，然后一起努力，就算有爭(zhēng)執(zhí)也沒(méi)關(guān)系。因?yàn)?，就如蘋果計(jì)算機(jī)創(chuàng)辦人賈伯斯（SteveJobs）所言：“如果每個(gè)人都要去舊金山，那么，花許多時(shí)間爭(zhēng)執(zhí)走哪條路并不是問(wèn)題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭(zhēng)執(zhí)就很浪費(fèi)時(shí)間了。”

原則8：尊重溝通對(duì)象的權(quán)力

每個(gè)經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。因此，當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時(shí)，一定要挑對(duì)對(duì)象。舉例來(lái)說(shuō)，你們最新的網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷計(jì)劃下周就要上路了，但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。這時(shí)，不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師，你應(yīng)該去找他的主管，進(jìn)行協(xié)調(diào)，找出解決之道。

總之，跨部門溝通時(shí)一定要注意彼此位階的對(duì)等關(guān)系，以免造成不必要的誤會(huì)。

原則9：善用幽默

幽默可以做為溝通時(shí)的緩沖劑，也可視為一種防御機(jī)制。

當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會(huì)觸犯到他人的事實(shí)，或是要溝通棘手訊息時(shí)，以輕松或幽默的方式來(lái)傳達(dá)，比較能保留對(duì)方的面子，也有助于正面的溝通。

原則10 確保部門內(nèi)部溝通無(wú)礙

當(dāng)你針對(duì)某件項(xiàng)目或議題，進(jìn)行完跨部門溝通后，務(wù)必要回到自己部門，向部屬清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與訊息。

很多時(shí)候，跨部門會(huì)議中所決定的事項(xiàng)，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行，因此，一定要確保所有信息傳達(dá)無(wú)誤，才不會(huì)讓好不容易達(dá)成的共識(shí)大打折扣。