會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者主要有4種功能。◆會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵?！魰?huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過(guò)程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用?！魰?huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書(shū)或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來(lái)可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問(wèn)題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門(mén)秘書(shū)來(lái)專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人?！粲^察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來(lái)觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過(guò)長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過(guò)”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見(jiàn)一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問(wèn)題不感興趣或是不予理睬，聽(tīng)之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺(jué)，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開(kāi)會(huì)的真正價(jià)值。第二誤區(qū)從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說(shuō)話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說(shuō)話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬?，而主要是因?yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來(lái)觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。第三誤區(qū)團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無(wú)論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。會(huì)議記錄者的客觀立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。【自檢】會(huì)議中非常容易出現(xiàn)社會(huì)性懈怠，即許多參會(huì)者始終沒(méi)有進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見(jiàn)，因此，往往影響會(huì)議決策的客觀性。如何克服這種情況？為什么？@__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡(jiǎn)單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)椋幻玫臅?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽(tīng)發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽(tīng)到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：◆反應(yīng)快。對(duì)于大家提到的問(wèn)題，能夠迅速反應(yīng)?！魧?xiě)字快。做會(huì)議記錄，寫(xiě)字速度當(dāng)然有一定要求。◆知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒(méi)有相對(duì)廣的知識(shí)面，對(duì)這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽(tīng)不懂，也不會(huì)寫(xiě)。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力?！粲洃浟μ貏e強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說(shuō)事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問(wèn)題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了?！艚M織能力強(qiáng)?！魞A聽(tīng)能力強(qiáng)。◆總結(jié)能力強(qiáng)。對(duì)會(huì)議記錄的10大建議對(duì)會(huì)議記錄的十大建議：重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。除非有必要，定期召開(kāi)的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無(wú)用武之地。大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任。會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來(lái)，方便參閱。會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤。會(huì)議記錄內(nèi)容包含：討論過(guò)程中所達(dá)成的各種共識(shí)（要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無(wú)誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過(guò)，及反對(duì)意見(jiàn)如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處。使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，名數(shù)與會(huì)者重點(diǎn)工作分派情形及完成日期記錄無(wú)誤。通過(guò)此決議的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。將此份會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者?！颈局v總結(jié)】會(huì)議記錄者在傳統(tǒng)的會(huì)議觀中往往是不受重視的，但是，現(xiàn)代會(huì)議使我們認(rèn)識(shí)到會(huì)議記錄者在一次高效的會(huì)議中占有舉足輕重的地位。會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有多項(xiàng)技能。會(huì)議記錄者還要充分重視有關(guān)會(huì)議記錄的10大建議。只有如此，會(huì)議記錄者才能在會(huì)議中充分發(fā)揮自己的作用。