一家企業(yè)中存在著多少浪費呢?換句話說，我們每個人每天所做的事，有多大比例是確實能為客戶創(chuàng)造價值的呢?我敢肯定，如果詳細的分析我們的工作有多少是能直接為客戶提供價值的，得到的必定是響亮而明確的回答:少得可憐!

    自從1989年《改變世界的機器》這本書出版問世以來，豐田式生產(chǎn)方式為諸多企業(yè)所推崇。大野耐一提出的“消除浪費——效率是衡量工作的唯一標準”觀念之后。全世界成百上千家的公司已經(jīng)主動開始在其運營中尋找和消除豐田提出的七大浪費。

    一些公司取得了巨大的成功，但另外一些企業(yè)則備感挫折，進展緩慢，甚至感覺根本沒有任何效果。

    作為一個精益生產(chǎn)顧問和推廣者，我對眾多企業(yè)進行了精益生產(chǎn)的輔導和培訓項目。在進行價值流（Value Stream Analysis）分析時，我發(fā)現(xiàn)一個比較有代表性的現(xiàn)象：這就是很多企業(yè)在開始精益實踐和價值流分析時都把大量的精力花在了生產(chǎn)車間和其他直接的運營部門里，卻忽視了辦公室系統(tǒng)，而且很多企業(yè)比較重視物流、產(chǎn)品流卻很容易忽視信息流。

     然而，隨著生產(chǎn)車間改善活動的推進，企業(yè)都不得不面對這樣一個事實:要想取得根本性的改變即便是在生產(chǎn)車間“孤立的”實施精益生產(chǎn)， 最終都需要整個企業(yè)所有部門的參與和支持。

   這些年從事精益生產(chǎn)的經(jīng)驗讓我認識到：在一家制造型企業(yè)，80%消除浪費的機會存在于直接的制造運營部門之外，而不是在生產(chǎn)車間中。而且麻煩的是，這些“職能部門辦公室過程的浪費”不光數(shù)量多，而且很難消除，原因很簡單——因為這些浪費很難被發(fā)現(xiàn)。

    一個工人的疏忽和錯誤很容易被發(fā)現(xiàn)，但是辦公室人員的bug卻被認為理所當然和可以原諒。

    大多數(shù)公司實施精益都是從僅僅關(guān)注生產(chǎn)現(xiàn)場開始，而生產(chǎn)現(xiàn)場提高生產(chǎn)率的改善機會可能的確有限，幾年時間最多也只能提高35%~40%而已。我們發(fā)現(xiàn)，提高企業(yè)生產(chǎn)率的絕大多數(shù)改善機會都存在于生產(chǎn)車間外部的非生產(chǎn)領域——也就是職能部門，我們把這些職能部門統(tǒng)稱為辦公室。而這些領域的人仍不理解或不愿接受精益的思想和方法，而另外一些人則認為“精益生產(chǎn)”是“生產(chǎn)”部門的事情，與我們無關(guān)。

一個特定的產(chǎn)品或者服務，一般都需要三大關(guān)鍵管理活動:

1.解決問題(如產(chǎn)品設計)。

2.信息管理(如訂單處理和其他非生產(chǎn)活動)。

3.實物轉(zhuǎn)變(如把原材料變?yōu)槌善?。

    實施上這三項活動都離不開辦公室的支持和配合。在企業(yè)中,最容易被忽視的是辦公室人員之浪費。辦公室的人員大都屬前期作業(yè)，支持生產(chǎn)部門順暢作業(yè) ，偏偏這樣人員，根本不知自己工作會影響生產(chǎn)進度。

     如果這些部門的存在的浪費不消除精益的改善很難實現(xiàn)效果最大化。甚至有些企業(yè)把辦公室的浪費稱為“第八大浪費”。

    那么辦公室的浪費有哪些呢？

觀察辦公室人員之狀況,他們所產(chǎn)生的浪費如下:

1.摸魚浪費:從最早的一杯茶一張報的“機關(guān)泡”到玩抖音快手、游戲、聊天等,不做自己的“工作復查”，不到現(xiàn)場溝通對方是否需要“支援”，不聽一聽現(xiàn)場對自己工作還有什么不滿(自己造成工作延誤)。真是在“混”口飯吃。

2.老是忘東忘西:客戶來治談忘交代現(xiàn)場，現(xiàn)場人員沒有準備，更別說拿出8D 。開制造通知單出錯及漏填等。

3.花大把時間去開會協(xié)調(diào)，“會”前沒調(diào)查準備:(辦公室人員都是高工資)在會議上扯皮、吵架。生產(chǎn)都停線了，還在為個人面子、理由激辯。會后議而不行 一找理由。 更離請的是，認為喊口號就可增加產(chǎn)量到處貼標語。卻不愿意與現(xiàn)場人員溝通和交流。

1.作業(yè)不求簡化、有效化，強調(diào)“管理=要管也要理”不知扁平化管理。所有大權(quán)一把抓，什么都要自己批準，延誤生產(chǎn)作業(yè)而不知。

5.交付工作漏東漏西，不知規(guī)劃。由于辦公室系統(tǒng)的作息和生產(chǎn)系統(tǒng)有一定區(qū)別。有些公司辦公室是雙休，而生產(chǎn)單位是單休——在旺季或者交貨期壓力大的情況下可能不休。某些辦公室部門和人員在周五忘記了發(fā)放派工單（又稱工票或傳票、作業(yè)調(diào)度）就會對生產(chǎn)本部門造成很大的影響。

6.訂單轉(zhuǎn)移停滯:有些訂單因客戶原因工作延遲，這種情況我都會建議以查檢表傳給客戶，一次就把要交代事項寫完。

7.有些訂單在制作確認、嘜頭（mark頭）等印錯等，造成產(chǎn)品已生產(chǎn)完，包材還未搞好，這種情況我建議以電子稿傳遞確認。有些訂單在本廠延滯，可以通過合并來讓工作流程簡化。

8.追蹤停滯:確認進度未追、確認后訂單未追、異常原因未追等以看板處理，并追查原因。很多干部很少遇到問題時會自我思考改善法。

9.處理停滯:任何交辦事項無進度表、無日程預定、無協(xié)作組織規(guī)劃執(zhí)行，遇到問題無反映、工作忙忘掉等。

10.多頭馬車或者“三不管”:一事多管或無人管之灰色地帶，怕負責任等。

11.無效會議:領導天到晚開會，芝麻大小事未分工，開會不算成本，一開會變成演講、罵人，說些無關(guān)事項、斗爭，毫無結(jié)果及結(jié)論，只聽到領導宣告很長文件，底下都在睡覺。

12.報表多人簽名:每張報表都要經(jīng)多個主管會簽、詢問、調(diào)查，須向傳遞員干部一個個說明報表內(nèi)容等。

13.其他:領料要等（停工待料）開會因為1人不準時大家都在等、干部辦事不知輕重緩急等。,每個干部依自己習慣辦事等。

只有讓這些人員動起來,消除信息孤島和延遲——讓整個公司的物流、信息流、產(chǎn)品流、工藝流都如如同水銀瀉地，這樣的精益才能發(fā)揮出最大的效果。

因此價值流分析切記不可忽略辦公室存在的浪費，辦公室的改善要和生產(chǎn)現(xiàn)場的改善結(jié)合起來。