一、時(shí)間管理心理學(xué) (一)心理建設(shè)：要把時(shí)間管理好，基本上要先作自我心理建設(shè)。（1）欲望：您要有把事情做好、時(shí)間管理好的強(qiáng)烈欲望；（2）決定：決定達(dá)成作好時(shí)間管理的目標(biāo)；（3）操練：時(shí)間管理是一種技巧，觀念與行為有一段差距，必須經(jīng)常地去演練，才能養(yǎng)成良好的習(xí)慣；（4）決心：下定決心持續(xù)學(xué)習(xí)，直到能運(yùn)用自如。 (二)時(shí)間 = 金錢(qián) = 生活：甚至於時(shí)間 > 金錢(qián)，即時(shí)間比金錢(qián)還重要。若時(shí)間管理好，才能夠達(dá)到自我理想，建立自我形象，進(jìn)一步提升自我價(jià)值。每個(gè)人應(yīng)把自己當(dāng)成一個(gè)時(shí)間管理的門(mén)外漢，而努力不斷地學(xué)習(xí)。若能每天節(jié)省2小時(shí)，一周就至少能節(jié)省10小時(shí)，一年節(jié)省500小時(shí)，則生產(chǎn)力就能提高25%以上。每一個(gè)人皆擁有一天24小時(shí)，而成功的人單位時(shí)間之生產(chǎn)力則明顯的較一般人高。 (三)成就感：引起動(dòng)機(jī)的關(guān)鍵就是成就感。要成就一件事情，一定要以目標(biāo)為導(dǎo)向，才會(huì)把事情做好，把握「現(xiàn)在」，專(zhuān)注在「今天」，每一分每一秒都要好好把握。一位領(lǐng)導(dǎo)人物，有二個(gè)關(guān)鍵，第一就是工作表現(xiàn)，要有能力去完成工作，而非只強(qiáng)調(diào)其努力與否而已，第二是重視結(jié)果，凡事一定要以結(jié)果為導(dǎo)向，做出成果來(lái)。時(shí)間管理好，能讓人更滿(mǎn)足、更快樂(lè)、賺取更多的財(cái)富、自我價(jià)值亦更高。 二、策略性的目標(biāo)設(shè)定 （一）立定標(biāo)竿、全力以赴：譬如射標(biāo)，一定要有一個(gè)靶，才會(huì)射中標(biāo)的。同樣地，人生若沒(méi)有目標(biāo)，只會(huì)任由環(huán)境影響，而非自己影響環(huán)境。根據(jù)耶魯大學(xué)研究，只有3% 的學(xué)生為自己訂下目標(biāo)，而其他的學(xué)生則沒(méi)有。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的研究指出，當(dāng)初有訂下目標(biāo)的3%學(xué)生，其成就遠(yuǎn)超過(guò)其余97%學(xué)生的總和。 （二）一般人不愿為自己設(shè)定目標(biāo)的三個(gè)原因：（1）恐懼：怕萬(wàn)一達(dá)不到怎麼辦？會(huì)有失敗感；（2）無(wú)此意愿：為何要設(shè)定目標(biāo)，每天過(guò)得好好的就可以了；（3）誤將行動(dòng)當(dāng)成就：每天忙來(lái)忙去，好像很有成就感。其實(shí)行動(dòng)不等於成就，有結(jié)果才算有成就，所以一定要設(shè)定成就目標(biāo)。 （三）目標(biāo)設(shè)定原則：（1）目標(biāo)要具體，例如「我想要升教授、當(dāng)主任、得到碩士學(xué)位」等；（2）目標(biāo)必須是可衡量的；（3）目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的；（4）目標(biāo)是切合實(shí)際的；（5）一定要設(shè)定時(shí)間表。 （四）耶魯大學(xué)的目標(biāo)設(shè)定七個(gè)步驟：（1）先擬出您期望達(dá)到的目標(biāo)；（2）列出好處：您達(dá)到這目標(biāo)有什麼好處?譬如您有一個(gè)目標(biāo)想買(mǎi)房子，列出買(mǎi)房子對(duì)您有那些好處；（3）列出可能的障礙點(diǎn)：您要達(dá)到此目標(biāo)之障礙，可能是錢(qián)不夠、能力不夠等，一一列舉；（4）列出所需資訊：思索需要那些知識(shí)、協(xié)助、訓(xùn)練等；（5）列出尋求支持的對(duì)象：一般而言，很難靠自己一個(gè)人即能達(dá)到目標(biāo)，所以應(yīng)將尋求支持的對(duì)象亦一并列出；（6）訂定行動(dòng)計(jì)畫(huà)：一定要有一個(gè)行動(dòng)計(jì)畫(huà)；（7）訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。 三、設(shè)定優(yōu)先次序 （一）每個(gè)人每天都有非常多的事情要做，為有效時(shí)間管理一定要設(shè)定其優(yōu)先次序；會(huì)設(shè)定優(yōu)先次序是快速晉升職位者的人格特質(zhì)； （二）根據(jù)柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可決定80%的成果； （三）目標(biāo)須與人生、事業(yè)之價(jià)值觀相互符合：如此才不致浪費(fèi)力氣； （四）發(fā)展專(zhuān)長(zhǎng)，從事高價(jià)值的活動(dòng)：無(wú)益身心之低價(jià)值活動(dòng)，會(huì)腐蝕我們的精力與精神盡量不要去做； （五）要設(shè)定優(yōu)先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類(lèi)，一般人每天習(xí)慣於應(yīng)付很多緊急且重要的事，但接下來(lái)會(huì)去做一些看來(lái)緊急其實(shí)不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實(shí)最重要的是要去做重要但是看起來(lái)不緊急的事，例如讀書(shū)、進(jìn)修等，若您不優(yōu)先去做，則您人生遠(yuǎn)大的目標(biāo)將不易達(dá)成。 四、規(guī)劃與組織 （一）保持整潔能夠提升我們的自我價(jià)值、自我形象以及自我尊嚴(yán)。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經(jīng)手一次，經(jīng)手五、六次才完成就很浪費(fèi)時(shí)間，盡可能一次就把它做完，凡事若能預(yù)作準(zhǔn)備，則才能有效地掌握時(shí)間。 （二）文件處理流程：（1）投擲：將不用的資料丟掉；（2）轉(zhuǎn)手：將資料轉(zhuǎn)交給別人去做；（3）行動(dòng)：重要的事情一定要馬上去做；（4）歸檔：有使用價(jià)值且重要者才歸檔，根據(jù)統(tǒng)計(jì)約80%-90%的歸檔資料是不會(huì)再去用它。若在五分鐘之內(nèi)無(wú)法找到所要的檔案，就是不好的檔案系統(tǒng)，所以一段時(shí)間要整理檔案并將不需要的檔案丟掉。 （三）成功的關(guān)鍵：（1）有毅力、耐心的持續(xù)工作，直到完成；（2）做完工作，給自己適度的報(bào)酬與獎(jiǎng)勵(lì)；（3）花1分鐘時(shí)間規(guī)劃，可節(jié)省4分鐘的執(zhí)行時(shí)間；（4）有組織的檔案系統(tǒng)；（5）重視規(guī)劃：善於利用內(nèi)在及外在的巔峰時(shí)刻：內(nèi)在巔峰時(shí)刻是指利用自己精神最好的時(shí)刻來(lái)做重要的事情；外在巔峰時(shí)刻是指與別人接洽時(shí)要掌握別人最有空的時(shí)段；（6）列出工作清單；（7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的時(shí)間通常會(huì)超出您所預(yù)定時(shí)間的30%以上；（8）善加規(guī)劃能減輕壓力；（9）練習(xí)會(huì)導(dǎo)致完美；（10）不要制造藉口，要妥訂計(jì)畫(huà)將工作完成。 五、提高生產(chǎn)力 （一）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收獲，牢記播種與收割定律； （二）養(yǎng)成環(huán)境及桌面整潔的習(xí)慣；專(zhuān)注工作的焦點(diǎn)，專(zhuān)心工作； （三）用一整段的時(shí)間工作，找出至少30分鐘或1小時(shí)不會(huì)被打擾的時(shí)間，來(lái)做重要的事； （四）要有堅(jiān)忍的毅力，一氣呵成；一次處理完成，才不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間； （五）工作中斷時(shí)，要有“ 回去工作 ”的驅(qū)動(dòng)力； （六）要有完成工作、結(jié)束工作的強(qiáng)制力：不要每件事都只作一半而無(wú)結(jié)果； （七）維持高生產(chǎn)力的肢體語(yǔ)言：坐正挺胸，做出很有精神的樣子，如此生產(chǎn)力自然會(huì)提高； （八）集中能力於自己的優(yōu)點(diǎn)上，發(fā)揮自己的專(zhuān)長(zhǎng)； （九）設(shè)定完成工作的期限； （十）達(dá)成對(duì)別人的承諾。 六、有效的專(zhuān)案管理 （一）當(dāng)在工作上和時(shí)間管理上愈來(lái)愈有績(jī)效時(shí)，可能會(huì)被指派更多的工作，有效的專(zhuān)案管理（組織和執(zhí)行能力）將是成功的關(guān)鍵，其內(nèi)容包括( 1 )多重的工作計(jì)畫(huà)：若您越能做多重的工作計(jì)畫(huà)，即代表您的能力越強(qiáng)； ( 2 )規(guī)畫(huà)和組織：事先一定要有很好的規(guī)畫(huà)及組織；( 3 )定義理想的結(jié)果：譬如您希望屆時(shí)會(huì)有署長(zhǎng)、處長(zhǎng)等人之蒞臨及熱鬧場(chǎng)面等的理想成果； ( 4 )設(shè)定完成期限：任何事情一定要設(shè)定一個(gè)期限來(lái)完成它； ( 5 )列出完整的工作清單； ( 6 )判定限制的步驟：看看那些事情會(huì)影響結(jié)果，想辦法解決； ( 7 ) 多重工作計(jì)畫(huà)的管理可依循序法或并行法進(jìn)行； ( 8 )指派和授權(quán)：事情實(shí)在太多，不可能自己一個(gè)人完全承擔(dān)，有些事情一定要指派給別人； ( 9 ) 檢核：當(dāng)事情指派給別人時(shí)，一定要記得做檢核的動(dòng)作，檢視對(duì)方是否有依照自己的理想去做； ( 10 )風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和替代方案：要評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，若失敗的話(huà)是否有其它方案可以替代。 （二）墨非定律：( 1 ) 凡是可能出錯(cuò)的都會(huì)出錯(cuò)； ( 2 ) 每次出錯(cuò)的時(shí)候， 總是在最不可能出錯(cuò)的地方； ( 3 )不論您估算多少時(shí)間，計(jì)畫(huà)的完成都會(huì)超出期限； ( 4 )不論您估算多少的開(kāi)銷(xiāo)，計(jì)畫(huà)的花費(fèi)都會(huì)超出預(yù)算； ( 5 )您做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。 （三）崔西定律：( 1 )任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程；( 2 )簡(jiǎn)化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈不會(huì)出問(wèn)題。 七、消除時(shí)間殺手 所謂時(shí)間殺手就是浪費(fèi)時(shí)間的事情，如：( 1 )電話(huà)干擾：一般人在接電話(huà)後習(xí)慣聊天一陣子，這樣很浪費(fèi)時(shí)間； ( 2 )開(kāi)會(huì)：不重要的會(huì)盡量不要召開(kāi)，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始及結(jié)束，要好好地計(jì)劃，才不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間； ( 3 )不速之客：臨時(shí)有人敲門(mén)拜訪(fǎng)，一閑聊就花掉數(shù)十分鐘，所以盡量花費(fèi)數(shù)分鐘即結(jié)束； ( 4 )救火：即總是在做應(yīng)急的事情； ( 5 )拖延的習(xí)慣； ( 6 )猶豫不決； ( 7 )過(guò)度承諾； ( 8 )個(gè)人組織能力不佳； ( 9 )缺乏目標(biāo)； ( 10 )缺乏優(yōu)先等級(jí)； ( 11 )缺乏完成期限； ( 12 )授權(quán)能力不佳； ( 13 )權(quán)力或責(zé)任界定不清； ( 14 )缺乏所需資源。 若要消除時(shí)間殺手，您一定要厘清工作的重點(diǎn)：把工作重點(diǎn)擬出來(lái)，然後作出抉擇。通常自己就是時(shí)間殺手，要設(shè)法控制自己。 八、克服拖延的習(xí)慣 ( 1 )要有良好的組織；( 2 )由重要的事情開(kāi)始著手工作；( 3 )建立一個(gè)報(bào)酬時(shí)間表；( 4 )培養(yǎng)緊急的意識(shí)；( 5 )以快節(jié)奏工作；( 6 )一旦開(kāi)始，不要停止；( 7 )訂出一段特定的時(shí)間工作；( 8 )從最糟的事情開(kāi)始；( 9 )詳細(xì)的計(jì)劃；( 10 )不可找藉口；( 11)設(shè)定截止期限。 九、授權(quán)與溝通 ( 1 )工作時(shí)間中有75% 的時(shí)間是花在與人溝通上；( 2 )在世界上最浪費(fèi)時(shí)間的，就是不良的人際關(guān)系；( 3 )在職業(yè)生活中您是否成功，百分之84決定於您如何有效地與別人溝通；( 4 )每一次溝通的破裂，都發(fā)生於意見(jiàn)表達(dá)不明確；( 5 )不良授權(quán)是浪費(fèi)時(shí)間的主要因素；( 6 )您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什麼 ? ( 7 )要使自己成為解決方法導(dǎo)向的人；( 8 )要將可能交辦出去的工作授權(quán)出來(lái)；( 9 )要教導(dǎo)您的部屬，如何做您所交辦的工作；( 10 )要向外界爭(zhēng)取資源協(xié)助您。 十、時(shí)間管理哲學(xué) ( 1 )培養(yǎng)個(gè)人的時(shí)間管理哲學(xué)； ( 2 )要有遠(yuǎn)大的眼光； ( 3 ) 要有延後滿(mǎn)足的能力； ( 4 )培養(yǎng)個(gè)人的特質(zhì)，在行動(dòng)中自我操練； ( 5 )學(xué)習(xí)微視，以每分鐘來(lái)衡量時(shí)間； ( 6 )學(xué)習(xí)如何說(shuō) “ 不 ”； ( 7 )要記住時(shí)間等於金錢(qián)； ( 8 )要以每小時(shí)的工資為基礎(chǔ)，來(lái)衡量每一件您被期待去做的事； ( 9 )完成較高價(jià)值的工作； ( 10 )時(shí)間管理是一生的技巧； ( 11 )以榜樣去引導(dǎo)您的部屬； ( 12 )平衡與適度：放輕松、要休假和運(yùn)動(dòng)； ( 13 )確定您的目標(biāo)與價(jià)值一致； ( 14 )定期健康檢查； ( 15 )吃清淡的食物； ( 16 )下定決心活到100歲。