《成功的項(xiàng)目管理》講義

第五講 如何啟動(dòng)項(xiàng)目
郭致星 副教授
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1.明確目標(biāo)和需求

項(xiàng)目為什么失敗

【案例】

某大學(xué)醫(yī)療中心是一所很大的教學(xué)和研究性醫(yī)院，其優(yōu)秀的保健業(yè)務(wù)、教育和研究在國(guó)內(nèi)享有聲譽(yù)。醫(yī)療中心（WCMC）的高層執(zhí)行委員會(huì)從提高和維護(hù)其聲譽(yù)出發(fā)，決定在中心安裝一套復(fù)雜的醫(yī)療診斷系統(tǒng)。系統(tǒng)將會(huì)聯(lián)接到WCMC的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，醫(yī)生們可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲得服務(wù)。因?yàn)?span lang="EN-US">WCMC的每一個(gè)醫(yī)生的辦公室都有一臺(tái)個(gè)人電腦，醫(yī)生和職員能從辦公室，也可以從他們的家里或者私人醫(yī)生開(kāi)業(yè)辦公室通過(guò)簡(jiǎn)單的點(diǎn)擊圖標(biāo)來(lái)訪問(wèn)醫(yī)療系統(tǒng)，然后鍵入關(guān)于病人的癥狀、醫(yī)療史等等，就能夠得到一份有相關(guān)統(tǒng)計(jì)表格的診斷清單。

執(zhí)行委員會(huì)給每一個(gè)部門的經(jīng)理都發(fā)了一份關(guān)于他們的專業(yè)需求調(diào)查表,征集他們的看法，詢問(wèn)系統(tǒng)將會(huì)怎樣提高醫(yī)生的工作績(jī)效。得到的反饋是：大多數(shù)醫(yī)生都認(rèn)為它將會(huì)節(jié)省醫(yī)生的時(shí)間并提高他們的工作效率。

醫(yī)院的計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)（CIS）組織被指定進(jìn)行成本研究和完成系統(tǒng)的可行性研究。CIS職員與醫(yī)療中心的經(jīng)理和專門的診斷系統(tǒng)軟件銷售商面談。研究報(bào)告顯示回答者高度的熱情和一長(zhǎng)串可能獲得的好處。建立在研究報(bào)告的基礎(chǔ)之上，高級(jí)委員會(huì)批準(zhǔn)了這個(gè)系統(tǒng)。

CIS經(jīng)理聯(lián)系了三個(gè)著名的專門研究醫(yī)療診斷系統(tǒng)的咨詢公司，并且邀請(qǐng)每個(gè)公司都來(lái)做一個(gè)方案介紹。在介紹的基礎(chǔ)之上，他選擇了一個(gè)公司來(lái)幫助CIS組織確定、選擇和整合，由數(shù)個(gè)軟件包組成的一個(gè)單獨(dú)的、完整的診斷系統(tǒng)。

花費(fèi)一年時(shí)間和幾百萬(wàn)美元之后，項(xiàng)目完成了。但是在它完成后的一年內(nèi)，系統(tǒng)卻失敗了。雖然它實(shí)現(xiàn)了每一件咨詢?nèi)藛T和銷售商承諾的事情，而極少數(shù)真正訪問(wèn)過(guò)它的醫(yī)生都抱怨許多系統(tǒng)的“好處”都是不相關(guān)的，缺少他們期望的某些性能。

2.如何啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目

在項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程中，需要關(guān)注哪些關(guān)鍵因素？

1.項(xiàng)目的產(chǎn)品

產(chǎn)品包括無(wú)形產(chǎn)品和有形產(chǎn)品，在項(xiàng)目管理中，能夠看得見(jiàn)、摸得著的東西，都可以把它視為有形產(chǎn)品，看不見(jiàn)、摸不著的都是無(wú)形產(chǎn)品。

另外，產(chǎn)品還包括最終產(chǎn)品和中間產(chǎn)品、過(guò)程產(chǎn)品，它們都需要圍繞客戶的需求展開(kāi)。

2.確定項(xiàng)目范圍

為了達(dá)到目標(biāo)，需要確定項(xiàng)目范圍。明確了項(xiàng)目范圍，還必須關(guān)注項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目資源。

3.項(xiàng)目的委托人或發(fā)起人

項(xiàng)目的委托人就是關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人，他們關(guān)系到項(xiàng)目的需求，關(guān)系到項(xiàng)目的目標(biāo)，他們是項(xiàng)目產(chǎn)品的使用者。

在項(xiàng)目管理中，可以采用職責(zé)表。把項(xiàng)目的主角，項(xiàng)目的委托人、客戶、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員在不同階段的職責(zé)、任務(wù)一一列出來(lái)。

_明確項(xiàng)目干系人及職責(zé)

首先明確有哪些項(xiàng)目干系人，誰(shuí)是項(xiàng)目干系人，誰(shuí)和這個(gè)項(xiàng)目有利害關(guān)系，除了項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，一些承包商，客戶，公司的高層領(lǐng)導(dǎo)，都是項(xiàng)目的干系人，當(dāng)然這些人的重要程度和角色不一樣。

干系人會(huì)以什么樣的方式來(lái)影響項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理必須心中有數(shù)。有些項(xiàng)目看起來(lái)非常簡(jiǎn)單，實(shí)際上在很多情況下，可能存在一些模糊的問(wèn)題，比如公司的內(nèi)部項(xiàng)目經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多重委托人，甚至沒(méi)有委托人的現(xiàn)象。到拍板的時(shí)候，不知由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行決策。因此，在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，要把項(xiàng)目的主體、主角、配角弄清楚。

表7-1  項(xiàng)目主角及其職責(zé)表

項(xiàng)目主角  制訂章程   制訂計(jì)劃   執(zhí)行計(jì)劃   收尾

委托人 ▲  ★  △  ★

客戶   ●  ★/●  ●  ★/●

項(xiàng)目經(jīng)理  ●  ▲  ▲  ▲

項(xiàng)目成員  △  ●  ●  ●

▲ 負(fù)責(zé)完成      △  被告知

● 共同合作      ★  批準(zhǔn)

_清晰的定義項(xiàng)目表

在明確這些人的職責(zé)的基礎(chǔ)上，接下來(lái)就可以清晰定義項(xiàng)目表。比如通過(guò)合同來(lái)啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目，在合同里標(biāo)明明確的目標(biāo)，同時(shí)還要考慮潛在的目標(biāo)。因?yàn)闈撛诘哪繕?biāo)往往會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目過(guò)程中的一些變更。

總之，在明確目標(biāo)時(shí)，需要把問(wèn)題考慮得更廣泛，思路更開(kāi)闊，這樣，項(xiàng)目工作就可以多一份從容，多一份主動(dòng)。

4.確定項(xiàng)目需求

最終項(xiàng)目產(chǎn)品的描述及要求：

_性能及數(shù)量

_可靠性與保修期

_適應(yīng)性

_可操作性

_可制造性

_靈活性

_遵循規(guī)則

_材料使用

_公共關(guān)系及公司形象

5.明確客戶/干系人的目標(biāo)

_究竟想要的是什么？

_有無(wú)具體的時(shí)間要求？由什么決定這一時(shí)間框架？

_哪些可以不必考慮？

_用什么來(lái)衡量最終項(xiàng)目產(chǎn)品？

_如何看待最終項(xiàng)目產(chǎn)品？

_最終項(xiàng)目產(chǎn)品的用途是什么？

6.明確項(xiàng)目的背景

_為什么要開(kāi)展這一項(xiàng)目？

_為什么現(xiàn)在做？

_以前做過(guò)什么？結(jié)果如何？

_有哪些風(fēng)險(xiǎn)？

_根據(jù)預(yù)測(cè)，本產(chǎn)品會(huì)在公司及市場(chǎng)產(chǎn)生何種影響？

_近期利益及長(zhǎng)遠(yuǎn)打算是什么？

_成本是多少？

_要獲得哪些有形及無(wú)形的收益？

3.項(xiàng)目的章程

1.項(xiàng)目章程的主要內(nèi)容

項(xiàng)目章程的主要內(nèi)容一般包括以下幾個(gè)方面：

_對(duì)項(xiàng)目的背景做一個(gè)說(shuō)明。包括機(jī)會(huì)與機(jī)遇的說(shuō)明。

_這一問(wèn)題究竟是什么樣的問(wèn)題？

_為什么要做這個(gè)項(xiàng)目？

_這個(gè)項(xiàng)目的范圍如何界定？

_目標(biāo)是什么？項(xiàng)目的產(chǎn)品是什么？有什么要求，完成標(biāo)準(zhǔn)是什么？

除了以上五方面的內(nèi)容外，還有一些假設(shè)條件，或者相關(guān)的一些影響，包括項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及所需的資源、人員或者其他條件，這些都可以作為項(xiàng)目章程的一部分。

另外，項(xiàng)目章程最主要的任務(wù)是從總體上對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍做一個(gè)界定，即所有項(xiàng)目的初步計(jì)劃、相應(yīng)計(jì)劃，都是根據(jù)項(xiàng)目章程的要求確定的。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目章程是由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)或者項(xiàng)目的委托人、發(fā)起人確定的。

項(xiàng)目章程要求發(fā)給所有關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人，這樣便于大家溝通、對(duì)目標(biāo)有一致的了解，以便在項(xiàng)目工作當(dāng)中齊心協(xié)力做好工作，避免產(chǎn)生偏差。

2.項(xiàng)目章程的主要環(huán)節(jié)

在章程里有幾個(gè)必要的環(huán)節(jié)：

_一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該有一個(gè)名稱。

_列一個(gè)產(chǎn)品清單，說(shuō)明項(xiàng)目的產(chǎn)品，包括最終產(chǎn)品、中間產(chǎn)品。

_說(shuō)明項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力、范圍。必須在項(xiàng)目章程上體現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力范圍，并有一個(gè)專門的證書正式確認(rèn)項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利。

召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

1.會(huì)議前的準(zhǔn)備工作

_審閱項(xiàng)目文件

_召開(kāi)預(yù)備會(huì)議

_明確關(guān)鍵問(wèn)題

_編制初步工作計(jì)劃

_編制人員和組織計(jì)劃

_開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)工作環(huán)境

_準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)放材料

2.明確會(huì)議的參加人員

典型的啟動(dòng)會(huì)議都是由項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的主持人，參加人員有項(xiàng)目的委托人、企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)、客戶的項(xiàng)目經(jīng)理、客戶部門的部門負(fù)責(zé)人，本企業(yè)職能部門的一些經(jīng)理及該項(xiàng)目的整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

3.會(huì)議目標(biāo)

_建立初始溝通

_相互了解

_獲得支持

_擔(dān)負(fù)起職業(yè)化經(jīng)理的角色

4.會(huì)議議題

_采用的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程

_項(xiàng)目產(chǎn)品

_項(xiàng)目資源和進(jìn)度

_項(xiàng)目管理系統(tǒng)

_下一步的工作

通過(guò)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，使大家明確共同的目標(biāo)、要求以及將要開(kāi)展的工作內(nèi)容和工作程序，讓大家心中有數(shù)，以便日后順利開(kāi)展項(xiàng)目工作，為項(xiàng)目的開(kāi)始打下良好的基礎(chǔ)。