這個(gè)問(wèn)題比較顯得很枯燥，先問(wèn)一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題：

案例：如果你安排每周五下午2-4點(diǎn)開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，會(huì)議通知應(yīng)該什么時(shí)候發(fā)？

周四？周三？還是周一？J

標(biāo)準(zhǔn)答案是，如果是項(xiàng)目例會(huì)，在項(xiàng)目開(kāi)始的第一天，所有的會(huì)議通知就已經(jīng)發(fā)出去了，應(yīng)該顯示在每一個(gè)人的日歷中。

那么，是不是每周五相關(guān)的人就會(huì)自動(dòng)來(lái)開(kāi)會(huì)呢？顯然不會(huì)，日歷中的會(huì)議邀請(qǐng)并沒(méi)有約束力。

所以，每周三的下午，你要再發(fā)一個(gè)“會(huì)議提醒”給每一個(gè)人。

怎么發(fā)呢？一個(gè)統(tǒng)一的郵件群發(fā)給所有人？那是沒(méi)有用的，這種郵件很少有人會(huì)認(rèn)真看。你要給不同的人分別發(fā)一個(gè)郵件，重要的是，到底你希望從他們那里得到什么信息，要清楚地寫(xiě)在郵件里，比如，研發(fā)部門(mén)、測(cè)試部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)分別要給你提供什么…

這樣就夠了嗎？還不夠，他們很忙，不一定有時(shí)間準(zhǔn)備，所以你要幫他們做好前期工作，也就是把問(wèn)題問(wèn)的盡量具體，一定不要用開(kāi)放式的問(wèn)題，比如：

         “項(xiàng)目目前什么情況？”，這樣的問(wèn)題是不會(huì)有人認(rèn)真回答的。

你應(yīng)該把問(wèn)細(xì)化到（理論上說(shuō)）Yes or No, 或者A、B、C、D幾個(gè)選項(xiàng)中選擇一個(gè)這樣的程度，也就是讓對(duì)方盡可能簡(jiǎn)單地能回答你的問(wèn)題。要是能畫(huà)表讓對(duì)方填，也許是一個(gè)好的形式。

這樣就可以了嗎？未必，你的郵件他們不一定會(huì)看。你需要在周四給每一個(gè)人打一個(gè)電話。如果他沒(méi)有回你郵件，要求他看，要求他準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，如果他回了，和他做一些簡(jiǎn)單討論，同時(shí)要求他們按時(shí)參加會(huì)議。

可以開(kāi)會(huì)了嗎？不行，你要把搜集到的數(shù)據(jù)先進(jìn)性消化，找出需要討論的問(wèn)題，形成自己的初步想法。

好，現(xiàn)在你可以去開(kāi)每周一次的例會(huì)了。

會(huì)開(kāi)完了，別人可以下班回家度周末，你可以嗎？

也許還不行，你需要寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，也就是項(xiàng)目的周報(bào)，提交給管理層。

這就是我所謂的“項(xiàng)目經(jīng)理的溝通模式”，你沒(méi)有強(qiáng)勢(shì)的“職位權(quán)力”，所以一定要通過(guò)溝通技巧達(dá)到目的。

作者：項(xiàng)目管理培訓(xùn)師蔣昕煒